e dönüşüm nedir?

E dönüşüm, günümüzde iş dünyasında hızla yükselen bir trend haline geldi. Peki, bu terim aslında ne anlama geliyor? 'E' harfiyle başlayan bu dönüşüm, 'Elektronik' anlamına gelir ve işletmelerin dijital teknolojileri kullanarak operasyonlarını dönüştürmesini ifade eder. Kurumlar, süreçlerini verimlilik, yenilikçilik ve sürdürülebilirlik odaklı şekilde optimize etmeyi hedefler. Peki günlük hayatta karşılaştığımız e dönüşüm nedir? E dönüşümünün iş dünyasındaki etkilerini ve getirdiği avantajları mercek altına alalım...

e dönüşüm nedir?

E-Dönüşüm, elektronik ortamda gerçekleştirilen faaliyetleri kapsayan bir uygulama olup, dijital dönüşüm olarak da bilinir. İşletme ve kurumların iş süreçlerini tamamen internet üzerinden yürütmesine, belgelerini dijital ortamda saklamasına, hazırlamasına ve görüntülemesine olanak tanır. Dijitalleşmenin sunduğu avantajların yanı sıra, hatasız, pratik ve ekonomik çözümler sunar. İş süreçlerinin dijital ortamlarda kontrol edilmesi, iş yükünün azalması ve işlemlerin hızlanması e-Dönüşüm çözümlerinin temel özelliklerindendir.

e dönüşüm neden önemlidir?

Ülkemizde ticari hayatın daha hızlı ve güvenli hale gelmesinin en önemli adımlarında birisi GİB e-Dönüşüm uygulamaladır. Bu uygulamalar sayasinden hem çok ciddi maliyet tasarrufu sağlanmış hemde kağıt tasarrufu ile milyonlarca ağaç kesilmekten kurtarılmıştır.

e dönüşüm ürünleri nelerdir?

Ticaretin daha güvenli ve hızlı bir şekilde ilerlemesini sağlayan e-Dönüşüm uygulamaları pek çok avantaj sunmaktadır. Kağıt faturalarından yapılan tasarruf, e-Dönüşüm uygulamaları için harcanan maliyetlerin önemli bir avantajıdır. E-Dönüşüm ürünleri ise şu şekildedir:

• E-Fatura
• E-İrsaliye
• E-Arşiv
• E-Müstahsil Makbuzu (e-MM)
• E-Defter
• E-Bilet
• E-Serbest Meslek Makbuzu (e-SMM)
• E-Adisyon

e dönüşüm avantajları nelerdir?

e dönüşüm, işletmelere birçok avantaj ve fayda sunar. Bu avantajlardan bazıları şunlardır:

• Maliyet tasarrufu: e-Dönüşüm sayesinde kağıt, baskı ve posta gibi maliyetler azalır. Belgelerin dijital ortamda paylaşılması ve iş süreçlerinin elektronik olarak yürütülmesi, maliyetleri düşürür. Kağıt, yazıcı ve mürekkep gibi malzemelerin kullanımı ve saklanması ile ilgili masraflar ortadan kalkar.
• Verimlilik artışı: İş süreçlerinin dijital ortama taşınması ve otomatikleştirilmesi, verimliliği artırır. Otomatikleştirilen işlemler, belge yönlendirme ve iş akışı yönetimi gibi özellikler, iş süreçlerinin daha hızlı ve hatasız bir şekilde gerçekleştirilmesini sağlar.
• Hızlı erişim ve işlem: Dijital belgelerin elektronik ortamda saklanması, hızlı erişim ve işlem yapma imkanı sunar. Belgelerin aranması, paylaşılması ve işlenmesi anında yapılabilir. Bu da iş süreçlerinin hızlanmasını ve yanıt sürelerinin kısalmasını sağlar.
• Kolay işbirliği ve paylaşım: e-Dönüşüm, elektronik belgelerin kolayca paylaşılmasını ve işbirliği yapılmasını sağlar.
• Gelişmiş raporlama ve analiz: e-Dönüşüm, verilerin dijital ortamda toplanmasını ve işlenmesini sağlar. Bu da daha gelişmiş raporlama ve analiz imkanları sunar. İşletmeler, verileri daha kolay analiz edebilir, trendleri takip edebilir ve karar alma süreçlerini iyileştirebilir.
• Güvenli veri saklama: e-Dönüşüm, elektronik belgelerin güvenli bir şekilde saklanmasını ve yedeklenmesini sağlar. Bu, veri kaybı riskini azaltır ve veri güvenliğini artırır.
• Çevresel etkilerin azaltılması: e-Dönüşüm, kağıt kullanımının azalması ve dijital iletişim yöntemlerinin tercih edilmesiyle çevresel etkileri azaltır.

e dönüşüm sistemleri nelerdir?

Elektronik dönüşüm (e-dönüşüm) olarak bilinen bu süreç, işletmelerin gerçekleştirdiği neredeyse tüm prosedürlerin sorunsuz bir şekilde yürütülmesini mümkün kılmaktadır. Günümüzün rekabetçi ortamında, uygulama süreçlerinin kusursuz olması, işletmeler için bir avantajdan ziyade zorunluluk haline gelmiştir. Bu nedenle, başlangıçta sadece büyük işletmelerle sınırlı olan e-dönüşüm, artık küçük işletmeleri de kapsayacak şekilde genişlemiş ve genel bir dönüşüm sürecini ifade etmeye başlamıştır.

e dönüşümün ilk adımı ne?

e dönüşümün ilk adımı olarak, bilgisayar ve internet kullanımının yaygınlaştırılması, çevrimiçi imza kullanımı, işlemlerin ortak bir ağ üzerinden gerçekleştirilmesi gibi temel gereksinimlerin karşılanması gerekmektedir. Ardından, bu süreci bir kültür ve alışkanlık haline getirerek, dijital dünyanın güvenli bir alan olduğu algısını yaymak ve e-dönüşüme sürdürülebilir bir politika çerçevesinde yaklaşmak önemlidir.

Hangi belgeler e dönüşüm kapsamına girer?

e-Dönüşüm kapsamına giren belgeler, Türkiye’de dijitalleşme ve elektronik belgeleşme sürecini ifade eder. Bu süreçte, kağıt tabanlı belgelerin elektronik formata dönüştürülmesi ve elektronik olarak kullanılması hedeflenir. Bunlardan bazıları e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-SMM, e-İrsaliye, e-Bilet, e-Mutabakat ve e-Müstahsil Makbuzu’dur.

e Dönüşüm Hizmet Paketi ne?

e-Dönüşüm Hizmet Paketi, işletmelerin e-fatura, e-arşiv, e-defter, e-irsaliye ve e-mutabakat gibi tüm elektronik dönüşüm süreçlerini tek bir paket içinde sunan bir çözümdür. Bu paket sayesinde işletmeler, dönüşüm süreçlerini tek tek yönetmek yerine kolaylıkla tamamlayabilirler, böylece e-dönüşüme geçişlerini hızlandırabilirler. İşletmeler, e-dönüşüm hizmet paketini tercih ederek tüm elektronik dönüşüm ihtiyaçlarını karşılayabilir ve bu sayede komple bir elektronik dönüşüm gerçekleştirebilirler, hiçbir aşamayı atlamadan işlerini dijitalleştirebilirler. İşte e dönüşüm sistemleri...

e-Muhasebe nedir?

e-Muhasebe, muhasebenin elektronik ortamda yapılan versiyonudur. Ön muhasebe ise muhasebenin ilk aşamasıdır. Nakit paranızı, çek ve senetlerinizi, banka hesaplarınızı, müşterilerinizi ve tüm bu unsurlara ait hareketleri bir e-muhasebe programı ile kolayca yapabilirsiniz. 

e-Muhasebe hangi işlemlerde kullanılır?

e-Muhasebe, işletmelerin finansal işlemlerini elektronik ortamda yönetmelerini sağlayan bir sistemdir. Geleneksel kağıt tabanlı muhasebe yöntemlerine kıyasla daha hızlı, güvenilir ve hatasız bir şekilde muhasebe tutma imkanı sunar. e-Muhasebe, birçok farklı işlemde kullanılabilir. Bunlardan bazıları şunlardır:

• Fatura Oluşturma ve Gönderme
• Tahsilat ve Ödeme Takibi
• Stok Takibi
• Mali Raporlama
• Vergi Beyannameleri
• E-Arşiv Oluşturma
• Muhasebe Otomasyonu

e-Muhasebe avatajları nelerdir?

e-Muhasebe, yukarıda sayılan işlemlerin dışında, işletmelerin ihtiyaç duyduğu birçok farklı işlemde de kullanılabilir. e-Muhasebe kullanmanın birçok avantajı vardır. Bu avantajlardan bazıları şunlardır:

• Zaman tasarrufu: e-Muhasebe ile muhasebe işlemlerini daha hızlı ve kolay bir şekilde tamamlayabilirsiniz.
• Maliyet tasarrufu: e-Muhasebe ile kağıt, toner ve mürekkep gibi masraflardan tasarruf edebilirsiniz.
• Hata azaltma: e-Muhasebe ile manuel veri giriş hatalarını en aza indirebilirsiniz.
• Güvenlik: e-Muhasebe ile verileriniz daha güvenli bir şekilde saklanır.
• Erişilebilirlik: e-Muhasebe ile internet bağlantınız olan her yerden muhasebe işlemlerinizi takip edebilirsiniz.

e-Fatura nedir?

Gelir İdaresi tarafından belirlenen, basılı fatura ile aynı yasal niteliklere ve geçerliliğe sahip elektronik bir belgedir. İşletmelerin kağıt fatura maliyetinden ve karmaşıklığından kurtulmalarını sağlayarak maliyetleri düşürür ve zaman kazandırır.

e-Fatura, Vergi Usul Kanunu'na göre belirli şartları sağlayan mükellefler tarafından kullanılabilir. İşletmeler, e-fatura kullanarak satış işlemlerini kaydedebilir, fatura kesme, düzenleme ve gönderme işlemlerini elektronik ortamda gerçekleştirebilir.

e-Fatura hangi işlemlerde kullanılır?

e-Fatura aşağıdaki işlemlerde sıklıkla kullanılır.

• Ticari Satışlar
• Alış Faturalar
• İade Faturaları
• İhraç Faturaları

e-Fatura kullanmanın avantajları nelerdir?

e-Fatura kullanımının bazı avantajları vardır. Bunlar arasında kağıt kullanımının azalması, iş süreçlerinin hızlanması, maliyet tasarrufu, faturaların kaybolma riskinin azalması ve kolay arşivleme gibi faktörler bulunur.

Ancak, e-Fatura kullanabilmek için belli şartların sağlanması gerekmektedir ve kullanımı için önceden kaydolunması gerekmektedir. İşletmeler, e-fatura kullanımı için Gelir İdaresi Başkanlığı'na başvuruda bulunmalı ve gerekli sistem altyapısını oluşturmalıdır.

e-Fatura kullanımı kimler için zorunludur?

Türkiye'de e-Fatura kullanımı, Vergi Usul Kanunu'nun 232'nci maddesi ve ilgili yönetmeliklere göre belirli şartları sağlayan mükellefler için zorunlu hale getirilmiştir. Şu anda e-Fatura kullanımı aşağıdaki durumlarda zorunludur:

• Ciro sınırlarını aşan mükellefler: Türkiye'de bir önceki yılda brüt satış hasılatı 5 milyon TL ve üzeri olan mükellefler, e-fatura kullanmak zorundadır.
• Özel tüzel kişilikler: Kamu kurumları, limited şirketler, anonim şirketler, sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketler, kooperatifler, dernekler, vakıflar gibi özel tüzel kişilikler e-fatura kullanmak zorundadır.
• Gelir Vergisi Kanunu'na tabi mükellefler: Gerçek kişilerin ticari, zirai veya mesleki faaliyetlerinden dolayı Gelir Vergisi Kanunu'na tabi mükellefler, belirli şartları sağladıklarında e-fatura kullanmak zorundadır.
• Özel sektörde kamu mükellefi olan mükellefler: Özel sektörde kamu mükellefi olan işletmeler (örneğin, İETT, TEDAŞ, DSİ gibi kamu idarelerinin mükellefiyeti olan işletmeler), e-fatura kullanmak zorundadır.
• İhracat yapan mükellefler: Türkiye'den mal veya hizmet ihracatı yapan mükellefler, e-fatura kullanmak zorundadır.

GÖZ ATIN: E-fatura nasıl kesilir? E-fatura kesmek için ne yapılır? Kaç paraya kadar e-fatura kesilir?

e-Arşiv nedir?

Faturaların ilk kopyalarının, nihai tüketiciler de dahil olmak üzere tüm müşterilere elektronik ortamda gönderilmesi ve bu faturaların yine elektronik ortamda saklanmasını sağlar.

e-Arşiv sistemine geçiş zorunluluğu var mı?

e-Arşiv sistemine geçiş zorunluluğu, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın kurallarına ve sektöre göre değişiklik gösterir. GİB'in yayınladığı tebliğlere göre:

• 2022 yılı cirosu 3 milyon TL ve üzerinde olan işletmelerin 1 Temmuz 2023 tarihine kadar e-fatura ve e-arşive geçmeleri zorunludur.
• 2022 yılı cirosu 3 milyon TL ve üzerinde olan ve 1 Temmuz 2023'te e-fatura ve e-arşive geçen işletmeler için ise 1 Ocak 2024 tarihine kadar e-defter uygulamasına geçiş yapmaları gerekmektedir.

Yukarıdaki maddelere göre zorunluluğunuz olmasa bile, e-arşiv kullanarak fatura kesim maliyetlerinizi %80'e kadar azaltabilirsiniz.

e-Arşiv uygulamasının avantajları nelerdir?

e-Arşiv uygulamasının sağladığı başlıca faydalar şunlardır:

• Kağıt israfının önlenmesi: e-Arşiv ile faturalar elektronik ortamda düzenlendiğinden, kağıt kullanımı azalır ve bu sayede çevreye katkıda bulunulur.
• Zaman ve maliyet tasarrufu: e-Arşiv ile faturalar manuel olarak düzenlenmek yerine elektronik ortamda oluşturulduğundan, zamandan ve maliyetten tasarruf sağlanır.
• Güvenlik: e-Arşiv ile faturalar elektronik ortamda saklandığından, kaybolma veya tahrip olma riski azalır.
• Veri erişimi: e-Arşiv ile faturalara her yerden ve her zaman erişilebilir.

e-Defter Nedir?

e-Defter, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu kapsamında zorunlu tutulan yevmiye ve büyük defterlerin dijital ortamda saklanmasını sağlayan bir sistemdir. Bu sistem, defterlerin elektronik ortamda muhafaza edilmesini, verilerin değişmezliğini, bütünlüğünü ve doğruluğunu garanti altına alır. Ayrıca, ilgililer nezdinde delil olarak kullanılabilmesini sağlar. Kayıtlar belirlenen standartlarda XML formatında hazırlanır ve maliyeye elektronik imza ile berat verilir.

e-Defter uygulamasının amacı ne?

e-Defter uygulaması, firmaların defterlerini dijital ortamda tutarak daha hızlı ve düzenli bir denetim süreci amaçlar. Bu sistemi kullanan firmalar, kağıt ortamında defter tutamazlar. e-Defter kullanımına başlanılan tarihten itibaren fiziksel defterler için kapanış tasdiki yapılmalıdır.

e-defter kimlere zorunludur?

2020 yılı cirosu 5 milyon TL'yi aşan firmaların 1 Temmuz 2021'e kadar e-fatura ve e-arşiv fatura uygulamasına, 1 Ocak 2022'ye kadar ise e-defter uygulamasına geçmeleri zorunluydu. Ancak, GİB tarafından yapılan düzenleme ile ciro limitleri düşürüldü ve e-faturaya geçmesi gereken sektörlere yenileri eklendi. 2022 yılı brüt satış hasılatı 3 milyon TL olan mükellefler için e-fatura ve e-arşiv fatura zorunluluğu bulunmaktadır.

GÖZ ATIN: E-Defter başvuru iptal: E-Defter nasıl iptal edilir?

e-İrsaliye nedir?

Kurumların mal hareketlerinin elektronik ortamda düzenli bir şekilde izlenebilmesi amacıyla, kağıt ortamda düzenlenen sevk irsaliyesinin elektronik belge olarak elektronik ortamda düzenlenmesi, alıcısına elektronik ortamda iletilmesi ve elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesini sağlar.

e-İrsaliye özellikleri nelerdir?

E-İrsaliye ile kağıt irsaliye arasında özellik açısından herhangi bir fark bulunmamaktadır. Ancak E-İrsaliyeleri dijital ortamda 10 yıl süreyle saklamak mümkündür. Bu saklama hizmetini entegrasyon firmaları belirli bir ücret karşılığında sağlamaktadır. İstenildiğinde her zaman geriye dönük olarak E-İrsaliyeleri görüntülemek mümkündür ve kayıtların güvenliği elektronik ortamda yüksektir.

e-İrsaliye'de bulunması gereken bilgiler nelerdir?

E-İrsaliyede bulunması gereken bilgiler şunlardır:

• E-İrsaliye düzenleyen firmanın bilgileri (adı, ticaret unvanı, vergi dairesi, hesap numarası gibi)
• E-İrsaliyenin gönderildiği alıcının bilgileri
• E-İrsaliyenin düzenlenme tarihi ve belge numarası
• Taşınan malın türü ve miktarı
• Sevk tarihi (dakika ve saat olarak detaylı bilgilendirme)

e-İrsaliye'nin avantajları nelerdir?

e-İrsaliyenin sağladığı avantajlar şunlardır:

• Kağıt ortamından uzaklaşarak elektronik ortamda irsaliye hazırlamak, kırtasiye masraflarından ve zaman kaybından tasarruf sağlar.
• İrsaliye basım, arşivleme ve kargo giderlerinin azalması maliyetleri düşürür.
• Bilginin elektronik ortamda hızlıca ulaşılabilir olması, süreçlerin hızlanmasını sağlar.
• Çevreye zarar veren unsurların azalmasına yardımcı olur.
• Kullanılan muhasebe programlarıyla tam entegrasyon sağlanabilir ve E-İrsaliyeler E-Faturaya dönüştürülebilir.
• Toplu olarak E-İrsaliye indirme veya yazdırma gibi işlemler kolaylıkla gerçekleştirilebilir, sevkiyatların hızlanması ve müşteri memnuniyetinin artması sağlanır.

e-İrsaliye ile normal irsaliye arasındaki farklar nelerdir?

Dijital ortamda düzenlenmiş irsaliye ile kağıt ortamda düzenlenmiş irsaliye arasında herhangi bir farklılık bulunmamaktadır. Elektronik irsaliyenin tek farkı üzerinde taşıma yapan aracın plaka bilgisi ve sürücünün kimlik bilgilerinin yer almasıdır. E-İrsaliye sayesinde kullanıcılar Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sistemi üzerinden ürünün red ya da kabul işlemlerini gerçekleştirebilirler. Bu sayede teslimat işlemi sırasında gerçekleşen aksaklıklar konusunda satıcı bilgilendirilebilir.

e-Serbest Meslek Makbuzu (eSMM) nedir?

Serbest meslek makbuzlarının Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun olarak elektronik ortamda oluşturulması, muhafazası, ibrazı ve raporlanmasını kapsar. Serbest meslek mensupları, mesleki faaliyetlerine ilişkin tahsilatları için kağıt ortamda düzenledikleri serbest meslek makbuzunu elektronik belge olarak düzenleyebilir, muhatabının talebi doğrultusunda elektronik veya kağıt ortamda iletebilir ve elektronik ortamda muhafaza edip Gelir İdaresi Başkanlığı'na elektronik ortamda raporlayabilirler.

e-Müstahsil Makbuzu (e-MM) nedir?

Müstahsil makbuzunun, Gelir İdaresi Başkanlığı standartlarında elektronik ortamda oluşturulması, raporlanması ve hem kağıt hem de elektronik ortamda muhafaza edilmesini ve ibrazını kapsayan bir uygulamadır.

E-müstahsil makbuzu nasıl kesilir?

E-müstahsil Nasıl Kesilir? Müstahsil makbuzunun bir örnek çıktısı alınır ve iki tarafı ıslak imzalı bir biçimde satıcıya teslim edilir. Makbuzu alan tarafın kağıt ortamı ile makbuzu muhafaza etmesi gerekir. Tüccar nüshası ise elektronik sertifika ile beraber imzalanıp dijital ortamda muhafaza edilir.

e-Müstahsil Makbuzu, zorunlu mudur?

e-Müstahsil Makbuzu, zorunlu bir uygulama değildir ancak 213 sayılı Vergi Usul Kanunu hükümleri gereği müstahsil makbuzu düzenlemek zorunda olan mükellefler, istedikleri takdirde 1 Ocak 2018 tarihinden itibaren sisteme dahil olabilirler.

e-Fatura uygulamasına geçmek zorunda olan mükelleflerden, faaliyetleri gereği aynı zamanda müstahsil makbuzu düzenlemesi gerekenler, 1/7/2020 tarihine kadar (2020 ve sonrasında e-Fatura uygulamasına geçen ve müstahsil makbuzu düzenleme zorunluluğu olan mükellefler için geçiş süresi içinde) gerekli başvuruları yaparak e-Müstahsil Makbuzu uygulamasına geçmek zorundadır.

e-MM uygulamasını nasıl kullanabilirim?

Mükellefler:

1)Kendi bilgi işlem sistemlerinizin Başkanlık sistemlerine entegrasyonu yoluyla,

2)e-Müstahsil makbuzu uygulamasına ait temel fonksiyonların internet üzerinden genel kullanımını sağlamak amacı ile Başkanlık tarafından oluşturulan ve www.efatura.gov.tr internet adresinde hizmete sunulan GİB Portalı aracılığıyla,

3)Başkanlıktan izin almış özel entegratörlerin bilgi işlem sistemleri aracılığıyla, olmak üzere üç yöntemden herhangi birini seçerek yararlanabilirler.

e-Bilet nedir?

Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun olarak biletin elektronik ortamda oluşturulması, imzalanması, elektronik ortamda muhafaza edilmesi, ibrazı ve raporlanmasını kapsayan bir uygulamadır.

e-Bilet nasıl çalışr?

E-biletler, daha sonra yazdırılacak bir makbuzla birlikte sunulan dijital biletlerdir. Bu makbuzlar geleneksel kağıt biletler gibi işlev görür, ancak örneğin havayolu seyahatlerinde check-in sırasında fiziksel olarak ibraz edilmeleri gerekmez. E-biletlerin esas farkı, satışın tamamlanmış ve biletin satın alınmış olmasıdır, ki bu da eski telefonla veya internet üzerinden rezervasyon yapma yöntemlerinden ayrışır.

SIKÇA SORULAN SORULAR:

e-dönüşümün görevi nedir?

• e-Dönüşüm’ün görevi, iş süreçlerini daha verimli, hızlı, ekonomik ve çevre dostu bir şekilde yönetmek ve iletişimi dijital ortama taşıyarak kurumların rekabet gücünü artırmaktır.
• Kağıt tabanlı iş süreçlerini dijitalleştirmek: e-Dönüşüm, kağıt kullanımını azaltarak iş süreçlerini dijital ortama taşır. Kağıt tabanlı belgeler elektronik belgelere dönüştürülür ve dijital ortamda işlenir.
• e-Dönüşüm, elektronik belgelerin etkin bir şekilde yönetilmesini sağlar. Bu, belgelerin dijital ortamda oluşturulması, paylaşılması, işlenmesi ve arşivlenmesi anlamına gelir.
• e-Dönüşüm, iş süreçlerinin otomatikleştirilmesini sağlar.
• e-Dönüşüm, iletişimi kağıt tabanlı yöntemlerden dijital kanallara taşır.
• e-Dönüşüm süreci, farklı sistemler ve veri kaynakları arasında entegrasyonu sağlar.

Trendyol e-dönüşüm nedir?

e-Dönüşüm ile E-Fatura, E-Arşiv ve E-İrsaliye faturalarınızı elektronik ortamda gönderip alabilir, dilediğiniz zaman görüntüleyebilir ve saklayabilirsiniz. e-Dönüşüm ile satın aldığınız paketlerle hem Trendyol siparişlerinizi hem de diğer platformlara ait siparişlerinizi düzenleyebilirsiniz.

e-dönüşüm ne zaman başladı?

Türkiye'de şirketler için vergi süreçlerinde e-Dönüşüm, 2012 yılında e-Defter uygulamasının çeşitli sektörler için zorunlu hale getirilmesiyle başladı.