Türkiye'de iş dünyasında dijital dönüşüm hız kesmeden devam ediyor. Son yıllarda elektronik belge ve fatura uygulamalarıyla ön plana çıkan e-İrsaliye sistemi, işletmelere yeni bir soluk getiriyor. Peki, e-İrsaliye nedir ve nasıl kullanılır? e-İrsaliye, mal hareketlerini elektronik ortamda kayıt altına alarak kağıt israfını önlemeyi ve iş süreçlerini hızlandırmayı hedefleyen bir elektronik belgeleme sistemidir. Bu sistem sayesinde işletmeler, mal sevkiyatlarını güvenli ve izlenebilir bir şekilde yönetebilir, vergi uyumluluğunu sağlayabilirler. e-İrsaliye ile ilgili detaylar ve işletmeler için getirdiği avantajlar haberimizde...
e-İrsaliye nedir?
e-İrsaliye, kağıt irsaliyeye benzer şekilde ancak dijital ortamda düzenlenen bir belgedir. Firmalar, sevk irsaliyesi olarak bilinen kağıt irsaliyelerin yerine geçerek e-İrsaliye kullanmaya başladılar. Bu belge, malın taşıma işlemleri sırasında dijital olarak düzenlenip karşı tarafa iletilir.
Detaylandırmak gerekirse, kağıt ortamda iki tür irsaliye bulunmaktadır: sevk ve taşıma irsaliyesi
Sevk irsaliyesi nedir?
e-İrsaliye genellikle sevk irsaliyesinin dijital versiyonu olarak kullanılır ve malı teslim alan kişiye elektronik olarak ulaştırılır.
Taşıma irsaliyesi nedir?
Taşıma irsaliyesi, araç, şoför ve rota bilgilerini içerdiği için hâlâ kağıt formatta araçta bulundurulmaktadır.
e-İrsaliye kimler için zorunludur?
Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından her geçen yıl E-İrsaliye ile ilgili belirli güncellemeler yapılmaktadır. E-İrsaliye zorunluluğu kapsamında 2021 ve müteakip hesap dönemlerine ait olan ciroları 25 Milyon TL’den 10 Milyon TL’ye indirilmiştir. Bu durum ise E-İrsaliye kullanımı açısından yaygınlaştırıcı bir hamle olarak da görünebilir. Zorunluluk haricinde gönüllü olarak geçiş yapmak isteyen işletmeler ise herhangi bir tarihte elektronik irsaliye kullanıcı olabilir.
e-İrsaliye özellikleri nelerdir?
e-İrsaliye özellikleri şunlardır:
- Kağıt irsaliye yerine elektronik ortamlarda düzenlenen irsaliyeler, mal gönderimlerini hızlandırır.
- E-Ticaret faaliyetleri veya herhangi bir mal gönderimi ile ilgilenen ticari işletmeler, E-İrsaliye uygulaması ile kağıt ortamından uzaklaşabilir.
- Kağıt irsaliye ile E-İrsaliye arasında özellik açısından herhangi bir fark yoktur.
- E-İrsaliyeleri dijital ortamlarda 10 yıl süreyle saklamak mümkündür; saklama hizmetini entegrasyon firmaları belirli ücretler karşılığında sağlar.
- İstenildiğinde her an geriye dönük olarak E-İrsaliyeleri görüntülemek mümkündür.
- Kayıtların güvenliği elektronik ortamda olduğu için oldukça yüksektir.
- Red, kabul veya iade süreçlerinde hızlı mutabakat yapmak E-İrsaliye ile mümkün hale gelir.
- E-İrsaliyelerin yolsa çıkan herhangi bir aksaklık ile kaybolmasının önüne geçilir.
e-İrsaliyenin avantajları nelerdir?
Şirketler, kağıt ortamından uzaklaşarak elektronik ortamda irsaliye düzenlemenin sağladığı faydaları şu şekilde özetleyebiliriz:
- Kırtasiye masraflarından ve zaman kaybından tasarruf edilir.
- İrsaliye basımı, arşivleme ve kargo maliyetleri azalır, bu da maliyetlerde düşüş sağlar.
- Bilgi elektronik ortamda daha hızlı ve kolay erişilebilir, iş süreçleri hızlanır.
- Kağıt, mürekkep gibi malzemelerin kullanımı azalır, çevreye verilen zarar en aza indirilir.
- Kullanılan muhasebe programlarıyla tam entegrasyon sağlanabilir.
- E-İrsaliyelerin E-Faturaya dönüştürülmesi mümkündür.
- Toplu olarak E-İrsaliye indirme veya yazdırma işlemleri kolaylıkla yapılabilir.
- Sevkiyat süreçleri hızlanır ve işlemler müşteri memnuniyetini artırır.
e-İrsaliyede bulunması gereken bilgiler nelerdir?
- E-İrsaliye düzenleyen firmaya ait bilgiler (adı, ticaret unvanı, vergi dairesi, hesap numarası gibi)
- E-İrsaliyenin yönlendirildiği alıcının bilgileri
- E-İrsaliye düzenlenme tarihi ve belge numarası
- Taşınan malın türü ve miktarı
- Sevk tarihi (dakika ve saat olarak detaylı bilgilendirme)
e-irsaliye ile e- fatura arasındaki fark nedir?
İrsaliye, nakliye bilgileri, ürün açıklamaları ve teslim tarihi içerir. Fatura ise satıcı ve alıcının bilgileri, ürün açıklamaları, miktarı, ödeme tutarı ve ödeme şeklini içerir. Ek olarak faturaya KDV, vergi numarası ve başka bilgilerin eklenmesi de mümkündür.
e-İrsaliye başvurusu nasıl yapılır?
Ülkemizin önde gelen e-fatura ve e-irsaliye entegrasyon çözümleri sağlayıcısı EDM Bilişim'in yöneticileri, e-irsaliye başvuru sürecini şu şekilde açıklıyorlar: İşletmeler, mevcut E-Fatura sistemleri üzerinden E-İrsaliye uygulamasına geçiş yapabilirler. Bu geçiş için üç farklı yöntem bulunmaktadır:
- Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından sağlanan GİB portalı üzerinden doğrudan başvuru yapabilirler.
- Şirketlerin kendi bilgi işlem sistemleri üzerinden entegrasyon sağlayarak başvuruda bulunabilirler.
- Özel entegratör firmalar aracılığıyla başvuru süreçlerini tamamlayabilirler.
GÖZ ATIN: GİB Portal nedir?
e-İrsaliye mükellefleri kimlerdir?
e-İrsaliye uygulaması zorunlu olan mükellefler Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayınlanan Vergi Usulü Genel Tebliği'nde belirtilmiştir. 2021 yılı hesap dönemi brüt satış hasılatı 10 Milyon TL ve üzerinde olan mükellefler, 01.07.2022 tarihinden itibaren e-İrsaliye uygulamasına geçmek zorundadırlar. Ayrıca, belirli sektörlerde faaliyet gösteren diğer mükellefler için de benzer zorunluluklar getirilmiştir.
e-İrsaliye ile normal irsaliye arasındaki farklar nelerdir?
Dijital ortamda düzenlenmiş irsaliye ile kağıt ortamda düzenlenmiş irsaliye arasında herhangi bir farklılık bulunmamaktadır. Elektronik irsaliyenin tek farkı üzerinde taşıma yapan aracın plaka bilgisi ve sürücünün kimlik bilgilerinin yer almasıdır. E-İrsaliye sayesinde kullanıcılar Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sistemi üzerinden ürünün red ya da kabul işlemlerini gerçekleştirebilirler. Bu sayede teslimat işlemi sırasında gerçekleşen aksaklıklar konusunda satıcı bilgilendirilebilir.
e-İrsaliye fatura edilmezse ne olur?
e-irsaliye fatura edilmezse, işlem yasal gerekliliklere uymamış olabilir ve vergi idaresi tarafından cezai yaptırımlarla karşılaşabilir.
e-İrsaliye ile kağıt irsaliyenin farkı ne?
Kağıt irsaliyeye göre e-İrsaliye'nin hukuki olarak herhangi bir farkı bulunmamaktadır. Elektronik ortamda düzenlenen e-İrsaliye, taşıma aracının plaka bilgisi ve şoför kimlik bilgilerini içermesiyle diğerinden ayrılır. Bu sayede kullanıcılar, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın sisteminden ürün teslimatıyla ilgili tam bir red veya kabul yanıtı verebilirler. Bu süreçte iade veya hata durumlarıyla ilgili satıcı anında bilgilendirilebilir.
e-İrsaliye nasıl gönderilir?
e-İrsaliye gönderebilmek için her iki tarafın da sisteme kayıtlı olması gereklidir. Sistemde kayıtlı olmayan taraf varsa e-İrsaliye gönderimi yapılamaz; bu durumda e-Arşiv veya kağıt irsaliyesi kullanılır. e-İrsaliye göndermek için önce e-Fatura düzenlenip gönderilmelidir. e-Fatura düzenlenemediği zaman ise e-İrsaliye gönderimi de yapılamaz.
Neden e-irsaliye kullanmalıyız?
e-İrsaliyeye geçiş, iş süreçlerinizde kağıt irsaliyeye göre pratiklik sağlar. Özellikle e-fatura ve e-arşiv kullanıcılarıysanız, dijital platforma taşıdığınız faturalama süreçlerini e-İrsaliye ile daha da kolaylaştırabilirsiniz. Kağıt kullanımı, yazdırma, kargolama, arşivleme ve kaybolma riski gibi sorunlar ortadan kalkar. Fatura ve irsaliyenizi elektronik ortamda hazırlayarak karşı tarafa iletebilirsiniz. Bu şekilde zaman ve maliyet açısından da avantaj sağlarsınız.
e-İrsaliye uygulamasının yapısını kim belirledi?
e-İrsaliye sisteminin yapısı, GİB tarafından belirlenmiştir. Sistem 487 sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında yürürlüğe girmiştir.
e-İrsaliye uygulaması işletmelere ne kazandırır?
e-İrsaliye çözümüyle tüm sevk irsaliyeleri elektronik ortama taşındığı için kağıt, baskı, posta ve arşivleme gibi maliyetler ve bunlara bağlı iş yükleri ortadan kalkar. Kağıt tüketimi minimum seviyeye indiği için her yıl yüz binlerce ağacın kesilmesi önlenmiş olur. Elektronik dağıtım sayesinde sevkiyat süreçleri hızlanır, böylece zaman tasarrufu sağlanır. İrsaliyeler elektronik ortamda güvenli bir şekilde saklanır ve gerektiğinde saniyeler içinde bulunabilir. İşletmelerin süreçlerine ve mevcut yazılımlarına kolayca entegre edilen e-İrsaliye, Gelir İdaresi Başkanlığı standartlarına tam uyum sağlar ve değişen mevzuata göre güncellenir.
e-İrsaliye fatura yerine geçer mi?
Fatura yerine geçmez. İrsaliyeli fatura düzenlenmesi veya “faturaya İrsaliye Yerine Geçer” ibaresine ek olarak fiili sevk saati ve tarihi birlikte yazılması durumunda her ikisi yerine geçebilir. Dolayısıyla “e-İrsaliye kesmeden e-fatura kesilir mi?” sorusuna bu koşulları sağlaması halinde ayrıca elektronik irsaliye düzenlemesine gerek olmadığı yanıtı verilebilir.
e-İrsaliye kaç gün geçerli?
e-İrsaliye, düzenlendiği tarihten itibaren 5 iş günü boyunca geçerlidir.
e- İrsaliye teslim alan imzası zorunlu mu?
Elektronik irsaliye düzenlenirken ve alıcının posta kutusuna iletilirken mali mühür veya e-imza sertifikasıyla imzalanır. Dolayısıyla ayrıca imza gerekli olmadığı gibi karşı tarafa iletildiği saatten itibaren -7 gün içerisinde reddedilmediği sürece- kabul edilmiş sayılır.
GÖZ ATIN: Dijital Vergi Dairesi Nedir?
İrsaliye 7 gün içinde fatura edilmezse ne olur?
Kanunun "Faturanın nizamı" başlıklı 231 inci maddesinin birinci fıkrasının 5 numaralı bendinde ise; "Fatura, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren azamî yedi gün içinde düzenlenir. Bu süre içerisinde düzenlenmeyen faturalar hiç düzenlenmemiş sayılır." hükmüne yer verilmiştir.
E-irsaliye yanlış kesilirse ne olur?
Malın sevkiyat noktasından hareket etmesinden önce düzenlenen e-irsaliye'de herhangi bir yanlışlık olması halinde alıcı taraftan irsaliyeye red yanıtı vermesi talep edilir. Red işlemi, malın fiili sevkinden önce gerçekleştirilmelidir. Malın fiili sevki sonrasında gönderilen e-irsaliyenin reddi geçersizdir.
Geriye dönük e-irsaliye kesilir mi?
Geçmiş tarihli e-İrsaliye düzenlenmesi mümkün değildir. E-İrsaliye sisteminde bununla ilgili kısıt bulunmaktadır. E-İrsaliye sistemine iletilen belgelerin fiili sevk tarihi e-İrsaliye sistem tarihinden önceki bir tarih olamaz.
e-İrsaliye olup olmadığı nasıl anlaşılır?
Ürün sattığınız alıcının e-irsaliye mükellefi olup olmadığını Gelir İdaresi Başkanlığı'nın resmî sitesinden öğrenmek mümkündür. Çünkü e-irsaliye uygulamasına geçiş yapan işletmeler GİB sitesinde bulunun “e-İrsaliye Kayıtlı Kullanıcılar Listesi'nde düzenli olarak yayınlanmaktadır.
SIK SORULAN SORULAR:
e-İrsaliye ’de karekod bulundurmak zorunlu mu?
e-irsaliye belgesinde karekodun bulunması zorunludur. Karekod hem e-İrsaliye UBL-TR dosyasına eklenmesi hem de e-İrsaliye belgesi üzerinden basılması gerekmektedir.
e- İrsaliye iptali mümkün müdür?
e-İrsaliye belgesi iptal edilemez, ancak kısmen veya tamamen reddedilebilir.Bu durumu düzeltebilmek için e-Fatura sistemine benzer şekilde "İrsaliye Yanıtı" belgesi düzenlenmelidir. Satıcı, e-İrsaliyesini doğrudan iptal edemez.Malın gerçek sevkiyatından önce mal içeriğinde veya alıcı bilgilerinde hata varsa, alıcı malın tamamını "İrsaliye Yanıtı" belgesi ile birlikte reddedebilir. Yani e-İrsaliye yalnızca reddedilebilir.Ancak bu reddetme işlemi, malın gerçek sevkiyatından önce ve mal içeriği ile alıcının bilgilerinde hata olduğunda geçerlidir.
e-İrsaliye kime kesilir?
Alıcıya kesilir.
e-İrsaliye ne zaman kesilir?
Malın fiili sevk saatinden hemen önce düzenlenmesi daha sağlıklı olacaktır.