4. Büyük görevleri daha küçük görevlere bölün
Mümkün olduğunda, büyük görevleri daha küçük, daha yönetilebilir görevlere bölün. Bu, daha kolay odaklanmanıza ve görevlerin daha az korkutucu görünmesine yardımcı olacaktır.
Örneğin, çok büyük bir projeyi, konuyu araştırmak, bir taslak oluşturmak, taslağı yazmak ve düzenlemek gibi daha küçük adımlara bölebilirsiniz.
5. Gerçekçi beklentiler belirleyin
Kendi hedeflerinizi ve başkalarının hedeflerini karşılayabilmek için gerçekçi beklentiler belirlemek esastır. Bir anda çok yükseği hedeflemek sizi başarısızlığa sürükler. Aynı şekilde, her görevin tamamlanma süresi konusunda gerçekçi olmak da bir zorunluluktur.
İnsanlar olarak, zamanı tahmin etmede pek iyi değiliz. Neden mi? Bunun nedeni planlama yanılgısıdır. Genellikle, bu önyargı nedeniyle bir görevi tamamlamanın ne kadar süreceğini hafife alırız.
6. Her adımın bir başlangıç ve bitiş tarihi olmalıdır
Daha kapsamlı bir projeyi daha küçük görevlere böldüğünüzde, her biri için bir başlangıç ve tamamlanma tarihi olan bir liste oluşturabilirsiniz. Bununla, ne kadar geride olduğunuzu veya geride olmadığınızı daha iyi anlayabilirsiniz.
Başlangıç ve bitiş tarihleriniz konusunda spesifik olduğunuzda, son tarih listenizdeki şeyleri kontrol ederken ilerlemenizi görmenin çok motive edici olduğunu göreceksiniz. Ayrıca henüz tamamlamadığınız görevleri belirleyebileceksiniz ve bu da projenin tamamlanmasıyla sonuçlanacaktır.
7. Takviminize, bloke edeceğiniz bir zaman ekleyin
Bildiğiniz gibi, zaman blokajı, haftanın her günü için takviminizde ayrıntılı programlar yapmaya dayalı bir zaman yönetimi tekniğidir. Ne üzerinde, ne kadar süreyle çalışacağınızı açıklar. Zaman blokajı, iş projeleri, hatırlatıcılar, kişisel zaman ve hatta yemek zamanı geldiğinde bile çeşitli şeyler için faydalıdır.
8. Odaklanma zamanınızı tanımlayın
Sıkı bir teslim tarihi olan projeler üzerinde çalışırken günlük odaklanma sürenizi belirlemelisiniz. Sonuçta, sizi işinizden alıkoyacak birçok şey vardır. Whatsapp mesajları, toplantı davetleri ve kişisel aramalarla dikkatinizin dağılması işinizi tamamlamanızı engelleyebilir.
Kesintisiz bir şekilde projeler üzerinde çalışabilmek için, kesintiye uğramadığınız özel bir zamana ihtiyacınız var. Odaklanmak için zaman ayırdığınızda ne kadar çok şey başarabileceğiniz inanılmaz.
9. Çalışmanızı son tarihten önce teslim edin
İşin erken tamamlanması, patronları ve müşterileri etkilemenin kesin bir yoludur. Güvenilirliğiniz, onların sizinle daha fazla çalışmak istemesini sağlayacaktır. Dahası, sözünüzü tutacağınızı bildikleri için gelecekteki teslim tarihlerinizi kabul etmeleri muhtemeldir.
Daha da önemlisi, bu stresi ve kaygıyı azaltabilir. Teslim tarihlerini daha iyi yönetmenizi sağlar, böylece olumlu bir geri bildirim döngüsü yaratırsınız.
10. Harekete odaklanın
Proaktif olmak ve harekete geçmek, kendinizi strese sokmadan teslim tarihlerinize uymanıza yardımcı olacaktır. Ancak, “Atomik Alışkanlıklar”ın yazarı James Clear’a göre hareket ve eylem arasında büyük bir fark vardır:
“Hareket halindeyken plan yapar, strateji geliştirir ve öğrenirsiniz. Bunların hepsi iyi şeylerdir, ancak bir sonuç üretmezler. Öte yandan eylem, bir sonuç üretecek davranış türüdür. Bazen hareket faydalıdır, ancak kendi başına asla bir sonuç üretmez. Kişisel antrenörünüzle kaç kez konuşursanız konuşun, bu hareket sizi asla forma sokmaz. Sadece egzersiz yapma eylemi, elde etmek istediğiniz sonucu elde etmenizi sağlar.”
11. Yol boyunca iletişim kurun
Çalışanların yaklaşık % 47'si bir projenin nereye gittiğini anlayamadıkları için son tarihleri kaçırdıklarını söylüyor. Bu yüzden iletişim çok önemlidir.
Yöneticiniz veya iş arkadaşınız size bir görev verdiğinde yapmanız gereken ilk şey sorular sormaktır. Paydaşlarınızla ne kadar erken istişare ederseniz, hayal kırıklığına uğrama olasılığınız veya gelecekte ekstra iş yapmak zorunda kalma olasılığınız o kadar az olur.
Ayrıca, son tarihiniz yaklaşırken işbirlikçiler veya yöneticiler gibi kilit paydaşlarla iletişim kurduğunuzdan emin olun. Kendinizi sorumlu tutmak için, harici paydaşlarla veya takım arkadaşlarınızla haftalık kontroller ayarlamayı düşünün.
12. En kötüsüne hazırlıklı olun
Bazen karamsar olmak işe yarar. Bir dahaki sefere başarmanız gereken önemli bir görev olduğunda, bunun başarısız olacağını varsayarak başlayın.
Bu stratejinin amacı, ne olacağını gerçekleşmeden önce tahmin etmektir. Ayrıca olası sorunları tahmin etmenize de olanak tanır. Ayrıca, acil bir durum olması durumunda bir yedek plan geliştirmeye hazır olursunuz.
Ön otopsiler faydalıdır, çünkü sizi süreçte yönlendirir ve bir şeyin nasıl ters gidebileceğini düşünerek iyimser olma yönündeki doğal eğilimi disipline eder. Bu, bir bireyin son teslim tarihini kaçırmanın kendi kişisel maliyetlerine (itibar kaybı, işini kaybetme vb.) dayanarak kendisini disipline etmeyi seçmesinin ötesine geçer.