Muhasebe dünyasının vazgeçilmez unsurlarından biri olan işletme defteri, işletmelerin mali durumlarını izlemeleri ve yönetmeleri için hayati önem taşıyor. Gelir, gider, borç ve alacakların sistematik olarak kaydedildiği bu defterler, işletme yöneticilerine sağlam bir finansal temel sunuyor. Peki Peki İşletme defteri nedir? İşletme defterini kimler tutar? İşletme hesabı defteri doldurulurken nelere dikkat edilmelidir? İşte detaylar...
İşletme defteri nedir?
Vergi Usul Kanunu'nun 176. maddesi uyarınca belirli bir gelir seviyesinin altında olan vergi mükellefleri, yani ikinci sınıf tüccarlar, işletme hesabı defteri olarak bilinen bir defter tutmak zorundadır. İşletme defteri, muhasebede basit usul esasına göre, yani tek taraflı kayıt sistemiyle tutulur. Defterin sol tarafında işletme giderleri, sağ tarafında ise işletme gelirleri yer alır. Her sayfanın en üstünde bir önceki sayfadaki toplamı gösteren devreden toplam satırı, her sayfanın en altında ise o sayfadaki toplamı gösteren toplam satırı bulunur.
İşletme defteri nedir örnek?
- İşletme Defteri Örneği
- İşletme Adı: Örnek Kırtasiye
- İşletme Adresi: Atatürk Caddesi No:20, İzmir
- Vergi No: 1234567890
Gider Sayfası
Tarih Belge No Açıklama Miktar (TL) KDV Toplam (TL)
01.01.2024 1 Kağıt Alımı 200 36 236
01.01.2024 2 Kalem Alımı 150 27 177
01.01.2024 3 Kira 500 90 590
01.01.2024 4 Elektrik 100 18 118
01.01.2024 5 Su 50 9 59
Toplam: 1000 180 1180
Gelir Sayfası
Tarih Belge No Açıklama Miktar (TL) KDV Toplam (TL)
01.01.2024 1 Kağıt Satışı 300 54 354
01.01.2024 2 Kalem Satışı 250 45 295
01.01.2024 3 Defter Satışı 100 18 118
01.01.2024 4 Kalemtıraş Satışı 50 9 59
01.01.2024 5 Cetvel Satışı 40 7 47
Toplam: 740 133 873
İşletme defterleri neden önemli?
İşletme defterleri, ön muhasebe sürecinin vazgeçilmez bir parçası olarak şirketlerin muhasebe departmanlarında bulunur. Şirketin tüm gelir ve giderlerini tek bir yerde toplaması, şirketin mali durumunun izlenmesi açısından kritik bir rol oynar.
Ayrıca işletme defterleri, şirketlerin vergi ödemelerini düzenli ve doğru bir şekilde yapmalarına yardımcı olur. Vergilerin eksiksiz olarak ödenmesi, devlet denetçileri tarafından yapılacak denetimlerin standartlara uygun şekilde gerçekleşmesini sağlar. Bu nedenle tüzel ve gerçek kişilerin işletme defteri tutma zorunluluğu vardır.
İşletme defterinin temel amacı ne?
- İşletmenin tüm ticari faaliyetlerini takip etmek ve kontrol etmektir.
- Gelir ve giderlerin kaydını tutarak, işletmenin mali durumunu izlemektir.
- Vergi ödeme yükümlülüklerini yerine getirmek için gerekli verileri sağlamaktır.
İşletme defterini kimler tutar?
İşletmeler, Vergi Usul Kanunu'nun 177. ve 178. maddelerine göre birinci ve ikinci sınıf tüccarlar olarak sınıflandırılır. Birinci sınıf tüccarlar bilanço esasına göre kayıt tutarken, ikinci sınıf tüccarlar işletme hesabına tabi olup işletme defteri kullanırlar. Başka bir deyişle, bu iki sınıf mükellefin kayıt tutma yöntemleri birbirinden farklıdır.
İşletme defteri tutmak zorunda olanlar kim?
Aşağıda belirtilen yazılı gerçek ve tüzel kişilerin, Vergi Usul Kanunu’nun 172. maddesine göre defter tutmaları gerekiyor.
- Ticaret ve Sanat Erbabı; tacir olanlar ve ticari kazançları üzerinden vergi veren gerçek kişiler olduğundan bu grupta bulunanalar götürü usulden yararlanamıyor.
- Her çeşit ticaret şirketi bilanço esasına dayanarak defter tutan ticaret şirketleri; Anonim, Limitet, Komandit, Kolektif ve Kooperatif şirketleri olarak geçiyor.
- Devlet, özel idare, belediye ve diğer kamu kuruluşlarına ait müesseseler İktisadi Kamu Kuruluşları grubuna giriyor. Bu grup kapsamındakiler, bilanço esasına göre defter tutuyor.
- Dernek ve Vakıflara ait İktisadi İşletmeler, tüccarlar gibi defter tutuyor.
- İşletme Erbabı adı altındaki gurup ise işletme faaliyetlerini genel meslekleri olarak yapan kişileri kapsıyor. Doktor, Avukat, Serbest Muhasebeci ve Mühendisler bu gruba giriyor.
- Çiftçiler, senelik zirai kazançlarına göre vergilerini veriyor. Senelik kazançları ise zirai işletme hesabı ya da bilanço hesabı esasına göre belirleniyor.
İşletme defterini tutmak zorunda olmayanlar kim?
- Gelir vergisinden muaf esnaf ve çiftçiler,
- Gelir vergisi kanununa göre götürü vergiye tabi olanlar,
- Kurumlar vergisinden muaf olanlar
İşletme defteri tutma hadleri kaç?
İkinci sınıf tüccar olarak kabul görmek ve işletme defteri tutabilmek için aşağıda belirtilen işlem hacimlerini aşmamak gerekiyor.
- Mal alım satımı ile uğraşanların senelik alım ve satım miktarlarının sırasıyla 190.000 TL ile 260.000 TL’yi aşmaması,
- Mal alım satımı dışındaki işlerle uğraşan kişiler için bir sene içindeki gayrisafi iş hasılatının 100.000 TL’yi aşmaması,
- 1 ve 2 numaralı maddede işleri birlikte yapanlar için ise 2 numaralı maddede belirtilen iş hasılatının 5 katı ile senelik satış miktarının toplamının 190.000 TL’yi aşmaması gerekiyor.
İşletme hesabı defterinin özellikleri nelerdir?
Vergi Usul Kanunu’nun 194. maddesine göre işletme hesabının özellikleri şunlardır:
- İşletme hesabının sol tarafında giderler, sağ tarafında ise hasılatlar bulunur.
- Sol taraftaki gider bölümüne satın alınan mal ya da yapılan hizmetlerin karşılığında ödenen veya borçlanılan paralar ve işletmeyle ilgili diğer tüm giderler yazılır.
- Hasılat bölümüne ise satılan malın bedeli ya da yapılan hizmetin karşılığı olarak tahsil edilen paralarla tahakkuk eden alacaklar ve işletme faaliyetinden elde edilen diğer bütün hasılatlar yazılır.
İşletme defteri nasıl tutulur?
- Önceki seneden yıldan devreden mal tutarı, yeni yılda tutulacak defterin ilk sayfasının gider bölümündeki aktarılan toplam satırına yazılmalıdır. Harcama belgeleriyle düzenlenen satış belgeleri, gider ve gelir belgeleri olarak ayrılmalı ve tarih sırasına göre dizilmelidir.
- Gider belgeleri gider sayfasına, gelir belgeleri gelir sayfasına kaydedilmelidir.
- Her satıra yalnızca tek bir belge kaydedilmelidir.
- Ticari belge üzerinde KDV ayrıca gösterilmelidir.
- KDV dahil olarak düzenlenen belgelerde, toplam tutardan vergi düşüldükten sonra kalan tutar deftere yazılır.
- Ücretler her ay sonunda ücret bordrosundaki brüt tutar üzerinden kaydedilir. SSK işveren ve işsizlik sigortası payı ayrıca gider olarak yazılır.
- Kira gideri, brüt tutardan kaydedilir.
- İşletmeye alınan demirbaş, taşıt, makine ve gayrimenkul gibi sabit değerlerin bedeli kaydedilmemeli, yalnızca sabit değerler için ödenen KDV kaydedilmelidir.
- Kaydı yapılan ticari belge üzerine “muhasebe kaydı yapıldı” ifadesi yazılmalıdır. Deftere ise kayıt numarası düşülmelidir.
- Yıl sonunda gider ve sayfası rakamları toplandıktan sonra mal sayımı yapılmalıdır.
- Envanterle bulunan mal tutarı, gelir sayfasına eklenmelidir. Böylece toplam alınarak işletmenin kâr ya da zararı hesaplanabilir.
İşletme hesabı defteri doldurulurken nelere dikkat edilmelidir?
İşletme hesabı defteri doldururken şu noktalar önemlidir:
- İşletme defteri alınırken noter tasdikli olmasına dikkat edilmelidir.
- Evraklar kayıt tarihinden itibaren ilk 10 gün içerisinde deftere kayıt edilmelidir.
- KDV ve diğer vergi kalemleri için ayrı sayfalar açılırsa takibi kolaylaşır.
- Evrak kaydı sırasında para giriş veya çıkışlarının nakit ödeme, taksitli, veresiye ya da senet gibi farklı ödeme şekillerinde olup olmadığına bakılmamalıdır.
İşletme defteri ne zaman tasdik ettirilir?
Bir başka ifade ile hesap dönemi takvim yılı olanlar, bu defterlerin kapanış tasdikini Mart ayı sonuna kadar yaptırmalıdırlar. Tasdik Yenileme başlığı altında bu konu VUK'da düzenlenmiştir. Bir başka ifade ile, hesap dönemi takvim yılı olanlar, bu defterlerin tasdikini Ocak ayı sonuna kadar yaptırmak zorundadırlar.
İşletme defterine kaydedilmesi gereken bilgiler nelerdir?
İşletme defterine kaydedilmesi gereken bilgiler şunlardır:
- Gelir ve Giderler
- İşçilik Ücretleri
- Mal Alım Satımları
- Amortismanlar
- Elektronik Defter Kullanımı
Gelir ve Giderler nedir?
İşletme sahipleri, bir yıl içinde yaptıkları harcamaları ve elde ettikleri geliri işletme defterinin ayrı bölümlerine kaydederler. Kayıt sırasında KDV tutarları da ayrıca belirtilir.
İşçilik Ücretleri nedir?
İşletme defterinin giderler bölümünde işçilik ücretleri de gösterilmelidir. Bordro kaydı yapılırken sadece brüt ücret ve işveren maliyetleri deftere kaydedilir.
Mal Alım Satımları nedir?
İşletme hesabıyla defter tutanlar, mal alımlarını gider tarafına, satışları ise gelir tarafına kaydetmelidirler. Sadece mal alımı ve satımı yapan işletmeler, hesap dönemi sonunda ticari malları için envanter çıkarmak zorundadır. Bu süreçte ellerinde bulunan ticari malları sayarak fiili envanter oluşturmalı ve kayıtlardaki mal mevcuduyla karşılaştırmalıdırlar.
Amortismanlar nedir?
Amortismana tabi olan varlıkların alım bedelleri işletme defterine kaydedilmez; ancak yasal oranlara göre hesaplanan amortisman tutarları gider olarak kaydedilir. İşletme defterinde sadece normal usulde amortisman ayrılır.
Elektronik Defter Kullanımı nedir?
Gelir ve giderler, elektronik işletme defterinde sol taraftaki "gelir ekle" ve "gider ekle" modüllerini kullanarak kaydedilir. İşçilik ücretleri de gider ekle modülünden kaydedilir. Bu modüllerde kayıt için gerekli bilgiler ayrı kutucuklar halinde belirtilmiştir ve mükelleflerin bu kutucukları fatura ve benzeri belgelere dayanarak doğru bir şekilde doldurmaları beklenir. Ayrıca, elektronik sistemde Sabit Kıymet Yönetimi ve Stok Yönetimi modülleriyle sabit kıymetlerin ve stokların işletme defterine kaydı elektronik ortamda gerçekleştirilir.
İşletme hesap özetinde yer alan kalemler nelerdir?
İşletme hesap özeti, işletmenin gelir ve giderlerini detaylı olarak gösteren bir rapordur. Gelirler ve giderler şu kalemlerden oluşur:
Gelirler:
- Dönem Başı Mal Mevcudu
- Dönem İçi Mal Satışları
- Dönem İçinde Elde Edilen Diğer Gelirler
Giderler:
- Dönem Sonu Mal Mevcudu
- Dönem İçi Mal Alışları
- Dönem İçi İşletme Giderleri
- Amortismanlar
- Mal Satış İadeleri
- Mal Alış İadeleri
- Sabit Kıymet Satış Zararı veya Karı
Bu kalemler işletmenin faaliyetlerini gösterir ve toplam gelir ve giderlerin hesaplanmasıyla Kâr veya Zarar rakamına ulaşılır. İşletme hesap özeti, yıl sonu envanteri yapıldıktan sonra hazırlanmalıdır.Defter Beyan Sistemi'nde işletme hesap özeti otomatik olarak üretilir. Ancak bu defterlerin hukuki geçerliliği bulunmadığı için, işletmeler genellikle bu raporları görüntüleyebilir, yazdırabilir veya bilgisayarlarına indirebilirler.
İşletme defterine neler kaydedilir?
İşletme defterine dönemlere ait gider kalemleri kaydedilir. Bu giderler arasında depolama ve lojistik, kira ve fatura, personel giderleri ve vergi giderleri ayrı kalemler içinde yer alabilir.
Elektronik ortamda tutulan işletme defteri nasıl saklanır?
Sistem üzerinden tutulan defter ve kayıtların muhafaza yükümlülüğü başkanlığa aittir. Başkanlık mükellef, meslek mensubu ya da meslek odası tarafından girilen kayıtları ve bu kayıtlardan hareketle oluşan defterleri elektronik ortamda muhafaza edecek ve mükelleflerin kullanımına hazır halde bulunduracaktır.
GÖZ ATIN: Kurumsal Mail Nedir? İşletmeler Neden Kurumsal E-posta Kullanmalı?
İşletme defteri kaydı ne zaman yapılmalıdır?
Eğer işletme defteri elektronik ortamda tutuluyorsa, defter kaydının belirttiği ayın KDV beyannamesinin son teslim tarihinden önce tamamlanmalıdır. Basit usule uygun olarak işlem yapanlar, gelir ve giderlerini üç aylık olarak bir sonraki ayın sonuna kadar kaydetmelidir. KDV beyannamesini teslim etmeden önce, deftere herhangi bir yanlış bilgi işlendiyse düzeltilmesi gerekir. Yanlış işlenen bilgi güncellenebilir veya silme işlemi gerçekleştirilir.
SIK SORULAN SORULAR:
İşletme defterinin gelir tarafına ne yazılır?
İşletme defterinin sağ tarafında gelir, sol tarafında gider sayfaları vardır. Esnaf gider sayılan ödemelerini gider sayfasına, gelir sayılan tahsilatlarını gelir sayfasına yazar.
İşletme defterine hangi işlemler kaydedilmez?
Çalışanların ücretleri her ay sonunda bordroda belirtilen brüt tutar üzerinde kayıt altına alınır. İşletmeye ait kira bedeli, gider satırına ve brüt tutardan kaydedilir. İşletme için satın alınan herhangi bir demirbaş, taşıt ya da gayrimenkul gibi sabit değerlerin bedeli kaydedilmez.