Karşıyaka Belediyesi, dijital arşiv yönetim sistemini genişleterek teknoloji çağına uyum sağlama yolunda önemli adımlar atmaya devam ediyor. Belediye Başkanı Yıldız Ünsal, dijitalleştirilen evrak miktarının yaklaşık 6 milyon 120 bin sayfaya, projelerin ise 565 bin metreye ulaştığını belirterek, bu sistem sayesinde halka daha hızlı, güvenli ve tasarruflu şekilde hizmet verdiklerini söyledi.
Karşıyaka Belediyesi Arşiv Müdürlüğü, 13 müdürlüğe ait resmi belge ve evrakları dijital ortamda güvenli şekilde saklamak üzere çalışmalarını sürdürüyor. Bu kapsamda, bugüne kadar yaklaşık 6 milyon 120 bin sayfa evrak ve 565 bin metre proje taranarak dijitalleştirildi ve Arşiv Yönetim Sistemi’ne (AYS) aktarıldı.
Örnekköy Şantiye Tesisleri'nde faaliyet gösteren Arşiv Müdürlüğü, Karşıyaka Belediyesi Ana Hizmet Binası'nda da bir çalışma ofisine sahip. Vatandaşlar, ihtiyaç duydukları resmi belge ve evrakları bu ofisten temin edebiliyor. Eğer talep edilen evrak dijitalleştirilmişse, vatandaşlara flash bellek, CD veya e-posta yoluyla iletiliyor. Dijital ortama aktarılmamış evraklar ise hızla dijitalleştirilerek aynı kanallarla başvuru sahibine ulaştırılıyor. Bu sistem, vatandaşların daha önce randevu sistemi ile aldıkları hizmete hızlı ve kolay bir şekilde erişmelerini sağlıyor. Ayrıca, Arşiv Müdürlüğü mesai saatleri içinde ekspertiz hizmetleri de sunuyor ve altyapısı hazırlanan e-ekspertiz hizmetinin de kısa sürede hayata geçirilmesi planlanıyor.
İklim krizi ile mücadeleye destek
Karşıyaka Belediyesi, dijital arşiv sistemi ile İzmir’de yerel yönetimler arasında öncü bir konumda bulunuyor. Sistem, belgelerin fiziksel arşivde aranması ile oluşacak zaman ve iş gücü kaybını ortadan kaldırıyor. Yüksek güvenlik standartları altında kayda alınan belgelerin dosya bütünlüğü ve içerik orijinalliği korunuyor. Fotokopi, kağıt ve kartuş gibi masraflardan tasarruf edilerek çevreye ve ekonomiye katkı sağlanıyor, aynı zamanda Karşıyaka’nın karbon salınımının azaltılmasına ve iklim krizi ile mücadeleye destek veriliyor.
Kurumsal arşivin dijitalleştirilmesi ve ek hizmetlerin sunulması için çalışmalara devam ettiklerini belirten Karşıyaka Belediye Başkanı Yıldız Ünsal, dijital arşiv ile kurumsal belleği daha tasarruflu bir şekilde koruduklarını ve geleceğe aktardıklarını dile getirdi. Fiziksel arşive ek olarak oluşturulan dijital arşiv sayesinde evraklara kısa sürede ulaşabildiklerini söyleyen Başkan Ünsal, evrak deformasyonunu engellediklerini, evrakları daimi olarak koruduklarını ve kaybolmasının önüne geçtiklerini ifade etti. Başkan Ünsal, vatandaşlara daha hızlı, etkin ve güvenli bir şekilde hizmet sunmak için çalışmaya devam edeceklerini belirterek sözlerini noktaladı.
