Teknoloji ve dijitalleşme ile birçok fiziksel işlem sanal hale gelmektedir ve bu dönüşüm, kamu ve şirket hizmetlerini de etkilemektedir. Türkiye’de e-Devlet ve Gelir İdaresi Başkanlığı (GiB) Portal gibi dijital hizmetler arasında mali mühür de bulunmaktadır. TÜBİTAK tarafından üretilen bu dijital kart, e-fatura, e-arşiv, e-defter gibi resmi işlemlerde kullanılarak kurum bilgilerinin güvenli ve doğrulanmış olmasını sağlar.
Mali Mühür nedir?
Tüzel kişiler, kurumlar, kuruluşlar ve işletmeler tarafından elektronik ortamda oluşturulacak fatura ve diğer yasal belgelerin güvenliği için mali mühür kullanılacak. Bu mühür, belgelerin bütünlüğünü, kaynağını ve içeriğini garanti altına alırken, belgelerin elektronik ortamda güvenli bir şekilde iletilmesini ve saklanmasını sağlar. Kısaca, mali mühür bir firmanın sahip olduğu kaşenin elektronik formudur. Gerekli başvurular yapıldıktan sonra TÜBİTAK aracılığıyla firmalara ulaştırılır. Görüntü olarak USB cihazlarını andırır ve kurumsal anlamlar taşır.
Vergi borcu yoktur belgesi nedir?
Mali Mühür nereden alınır, nasıl başvurulur?
Mali mühür başvurusu, TÜBİTAK Kamu Sertifikasyon Merkezi (Kamu SM) web sitesi üzerinden yapılır. Web sitesinde yer alan form doldurulduktan sonra mali mühür bedeli ödenir. Ödeme, Kamu SM Borç Sorgulama ve Ödeme Ekranı üzerinden yapılabileceği gibi Vakıfbank ve Ziraat Bankası şubeleri aracılığıyla da gerçekleştirilebilir. Başvuru sonucu, Kamu SM Online İşlemler sayfasından öğrenilebilir. Eğer bir firma e-fatura, e-arşiv veya e-defter kullanıcısı olmak istiyorsa, öncelikle mali mühür başvurusu yapmalıdır.
Mali mühür temin etmek ve kart okuyucusu isteyen firmalar, gerekli linkler üzerinden formu doldurarak sisteme giriş yapmalı ve mühür ücretini TÜBİTAK’a iletmelidir. Bu aşamaların ardından mühür, e-fatura, e-arşiv ve e-defter başvurusu yaparken firmanın sisteme tanımlanması amacıyla kullanılır. Firmalar, mali mühürlerin üç senede bir yenilenmesi gerektiğini unutmamalıdır. Firma unvanında değişiklikler olması durumunda, eski unvan üzerinden alınmış olan mali mühür geçerliliğini kaybeder ve yeni unvanla tekrar başvuru yapılması gerekir. Vakıfbank ve Ziraat Bankası’nın belirli kanallarından da ilgili siparişe ait borç sorgulanarak ödeme yapılabilir. Bu kanallardan yapılan ödemeler bir iş günü sonrasında sisteme yansır.
Talep edilen ürün ve hizmet bedeli Kamu SM hesabına geçtikten sonra sertifika üretim süreci başlar. Başvuruda müşterinin seçimine bağlı olarak üretim iki şekilde gerçekleştirilebilir:
- Akıllı Karta Sertifika Üretimi: Akıllı kart seçildi ise ödeme yapıldıktan sonra sertifika hemen üretilir ve yetkiliye teslim edilmek üzere kuryeye verilir veya başvuru sırasında seçilen kurye şubesine teslim edilir. Kurye takip bilgileri başvuru sırasında belirtilen e-posta adresine gönderilir. Alternatif olarak, PTT Hızlı Teslimat Noktası seçilirse mali mühür kartı en yakın teslimat noktasından alınabilir. Bu yöntemde şube tarafından sertifika bedeli haricinde işlem ücreti tahsil edilir. İmza yetkilisinin sertifikayı teslim alamaması durumunda teslimat, noter onaylı vekâlet verdiği kişilere veya imza sirkülerinde ismi olan şirket yetkililerinden birine yapılabilir.
- Donanım Güvenlik Modülüne (HSM) Sertifika Üretimi: HSM seçildi ise sertifika üretimi için HSM cihazının önceden temin edilmesi gereklidir. Kamu SM personeli sadece gözetim ve kontrol işlemi yapacaktır. HSM hizmeti almak isteyen her firmanın Mali Mühür Başvuru sayfası üzerinden Sertifika Tipi HSM olacak şekilde başvuru yapması ve bilgi@kamusm.gov.tr adresine gerekli bilgileri içeren bir e-posta atması gerekmektedir. Başvuru süreci tamamlandıktan sonra HSM cihazına sertifika yükleme işlemi planlanan randevu günü gerçekleştirilir ve hizmet gerçekleştirme tutanağı imzalanır. İşlemler tamamlandıktan sonra fatura kesilerek firmaya gönderilir.
Mali Mühür neden kullanılır?
Mali mühür, elektronik ortamda belgelerin güvenli ve gizli bir şekilde iletilmesi, alınması ve saklanması amacıyla kullanılır. Bu mühür, özellikle tüzel kişiler, kurumlar, kuruluşlar ve firmalar tarafından e-belge olarak düzenlenen faturalar ve diğer resmi evrakların kaynağının ve içeriğinin korunmasını sağlar. Ayrıca dijital ortamda bu belgelerin güvenli bir şekilde gönderilmesi ve muhafaza edilmesi için de yaygın olarak tercih edilir. Mali mühür, e-irsaliye, e-defter gibi mali belgeleri dijital olarak onaylamak için kullanılan bir sertifikadır. Bu nedenle, mali mühür elektronik kaşe olarak da bilinir ve birçok alanda kullanılabilir. Özellikle dijital belgelerin güvenliğinin sağlanmasında önemli bir rol oynar.
Mali Mühür ve e-imza arasındaki fark nedir?
E-İmza sertifikası (Nitelikli Elektronik Sertifika), gerçek kişilere verilen ve kişinin elektronik ortamda belge imzalamasını sağlayan bir sertifikadır. Bu imza, sadece imzayı atan kişiyi temsil eder. Mali Mühür Sertifikası ise tüzel kişilere verilen ve e-Fatura, e-Defter, e-Arşiv, e-İrsaliye gibi mali belgeleri onaylamak için kullanılan bir sertifikadır. Bu mühür, tüzel kişiler ve kurumlar tarafından kullanılabilirken, e-imza yalnızca gerçek kişiler tarafından kullanılabilir. Mali mühür, mali belgeleri dijital olarak kaşelemek için kullanılan bir sertifikadır ve bu nedenle elektronik kaşe olarak da adlandırılır. E-imza ise sadece imzayı atan kişiyi temsil eder ve gerçek kişilere özgüdür. Firmalar için oluşturulan elektronik imza mali mühürdür. E-imza, gerçek kişilere verilen elektronik imza sertifikası olup, sertifika sahibi kişinin ıslak imzası niteliğindedir. Firmalar için oluşturulan elektronik imza ise mali mühür olarak adlandırılır.
Mali Mühür ücreti ne kadar?
Tüzel Kişi
3 Yıllık Mali Mühür Sertifikası ve Kart Okuyucu 996,00 TL (830 TL + KDV)
Gerçek Kişi
3 Yıllık Mali Mühür Sertifikası ve Kart Okuyucu 696,00 TL (580 TL + KDV)
Mali Mühür geçerlilik süresi ne kadar?
Mali mühür sertifikaları üç yıl boyunca geçerlidir. Süresi dolmak üzere olan sertifikalar için kayıtlı e-posta adresine 3 ay, 2 ay, 1 ay ve 1 hafta kala hatırlatma mailleri gönderilir. Mali mühür kullanımına devam etmek isteyen kurumlar, bu hatırlatma maillerinden önce veya sonra başvuru sürecini tekrarlayarak yeni bir mali mühür üretimini sağlayabilirler. Sertifika başvurusu ve ödeme süreci tamamlandığında yeni mali mühür hemen üretilir ve sertifikanın geçerlilik süresi hemen başlar.
Mali Mühür nasıl iptal edilir?
Mali mühür ve güvenli elektronik sertifikaların (MÜS ve GÜS) iptal süreci, belirli nedenlerle kullanıma kapatılmasını içerir. İptal edilen sertifikalar bir daha kullanılamaz. Sertifika iptali şu durumlarda gerçekleşir:
- Sertifikayı barındıran akıllı kartın kaybedilmesi
- Sertifikayı barındıran akıllı kartın çalınması
- Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) resen iptal talebinde bulunması
- Kamu SM’nin sertifikaların amacına uygun kullanılmadığını tespit etmesi
Sertifika iptali için, kurumlar Kamu SM’nin web sitesi üzerinden Online İşlemler alanına e-Devlet ile giriş yaparak Mali Mühür Elektronik Sertifika İşlemleri’ne tıklar ve kurum bilgilerini doldurur. Sisteme giriş yapıldıktan sonra, eğer birden fazla sertifika varsa, seri numarasına göre sertifika bulunur ve “Sertifikamı İptal Et” butonuna tıklanır.