İş dünyasında zaman zaman uzak olunması gereken durumlar oluşabilir. İşte kullanıcıların bu durumda nasıl hareket etmeleri gerektiğine dair, "Out of Office mesajı nedir ve nasıl oluşturulur?" sorularının tüm cevapları...
Out of Office Mesajı Nedir?
Out of office mesajı, ofis dışında olduğunuzda e-posta yoluyla iletişime geçen kişilere otomatik olarak gönderilen bir mesajdır. Bu mesajda, ne zaman geri döneceğini ve acil durumlarda kiminle iletişime geçilebileceğini bildirirsiniz.
Out of office mesajı kullanmak, ofis dışında olduğunuzda e-postalara yanıt verme yükünüzü hafifletmeye yardımcı olur. Ayrıca, müşterilere ve iş arkadaşlarınıza neden yanıt veremediğinizi ve ne zaman geri döneceğinizi bildirir.
Out of Office Mesajı Nasıl Yapılır?
Out of office mesajı oluşturmak için kullandığınız e-posta programının ayarlarını kullanabilirsiniz. Çoğu e-posta programında, mesajınızın içeriğini, başlangıç ve bitiş tarihlerini ve hangi e-posta adreslerine gönderileceğini özelleştirmenize olanak tanıyan bir out of office mesajı oluşturma seçeneği bulunur.
Out of Office Mesajınızda Neler Yer Almalı?
Out of office mesajınızda şunlar yer almalıdır:
- Ne zaman geri döneceğinizi: Mümkünse, ne zaman geri döneceğinizi belirli bir tarih veya tarih aralığı olarak belirtin.
- Acil durumlarda kiminle iletişime geçilebileceğini: Acil bir durumla karşılaşıldığında kiminle iletişime geçilebileceğini ve bu kişinin iletişim bilgilerini belirtin.
- Alternatif iletişim bilgileri: Telefon numarası veya alternatif bir e-posta adresi gibi alternatif iletişim bilgilerinizi ekleyebilirsiniz.
- Kibar bir veda: Out of office mesajınızı kibar bir veda ile bitirin.
Out of Office Mesajı Örneği:
Konu: Ofis Dışındayım
Merhaba,
Şu anda [tarih] tarihinden [tarih] tarihine kadar ofis dışındayım. Bu süre zarfında e-postalarınıza yanıt veremeyeceğim.
Acil bir durumla karşılaşırsanız lütfen [isim] ile [e-posta adresi] veya [telefon numarası] üzerinden iletişime geçebilirsiniz.
Aksi takdirde, [tarih] tarihinde size geri döneceğim.
Saygılarımla,
[Adınız Soyadınız]
Out of Office Mesajı İpuçları:
- Out of office mesajınızı kısa ve öz tutun.
- Mesajınızda profesyonel bir dil kullanın.
- Mesajınızda emoji veya diğer görseller kullanmaktan kaçının.
- Mesajınızın otomatik olarak oluşturulduğunu açıkça belirtin.
- Out of office mesajınızı düzenli olarak güncelleyin.
Out of office mesajı kullanmak, ofis dışında olduğunuzda e-posta iletişiminizi yönetmenin kolay ve etkili bir yoludur. Yukarıdaki ipuçlarını kullanarak, hem profesyonel hem de bilgilendirici bir out of office mesajı oluşturabilirsiniz.
