Çalışma hayatında önemli bir rol oynayan Personel Özlük Dosyası, işçi hakları ve işveren yükümlülükleri açısından kritik bir belge arşividir. Ancak, Özlük Dosyasında hangi belgelerin olması gerektiği konusu genellikle belirsizlik yaratabilir. Özlük Dosyasındaki evraklar, iş kanunları ve mevzuatlar tarafından belirlenen belirli standartlara göre düzenlenmelidir. Peki Özlük Dosyası nedir? Personel Özlük Dosyası nedir? Özlük Dosyasındaki belge ve kayıtların hukuki dayanakları nelerdir? Personel Özlük Dosyasında Hangi Evrak Olmalıdır? bu soruların yanıtlarını öğrenmek için haberimizi okuyun!
Özlük Dosyası nedir?
Özlük dosyası, bir işletmenin bünyesinde yer alan her çalışan için gerekli bilgilerin ayrı ayrı tutulması gereken çalışan kayıt dosyasıdır.4857 sayılı Türk iş kanunu, 75. maddede personel özlük dosyası yönetmelik bilgisi şöyle yer almaktadır: "İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür."
Özlük Dosyası nereye verilmelidir?
Özlük dosyası şirketlerin insan kaynakları birimlerinde saklanır. Söz konusu dosyanın, işçi hakkında bilgiler içermesi sebebiyle hukuka uygun olarak muhafaza edilmesi önemlidir. Bu noktada ilgili dosya, yetkili olmayan kişilerin ve diğer işçilerin göremeyeceği şekilde saklanmalıdır. Buna ek olarak özlük dosyasının herhangi bir denetleme durumunda matbu olarak ibraz edilmesi gerekir. İlgili dosyanın bir kopyası gerçek ortamda ve ıslak imzalı şekilde tutulmalıdır.
Özlük Dosyasının saklanma süresi ne kadardır?
Özlük dosyalarının saklanması hususunda dosyada yer alan kayıt ve belgelere göre saklanma süreleri farklılık gösterebilmektedir. Borçlar Kanunu ve 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu kapsamında belgelerin düzenlendiği tarihten itibaren 10 yıl, 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu kapsamındaki kayıt ve belgelerin ise 15 yıldan 40 yıla kadar değişiklik gösteren saklama süreleri öngörülmektedir.
Özlük Dosyası evrakları nelerdir?
Personel özlük dosyasında farklı belgeler bulunması gerekir. Bu belgeleri işveren, işçisinden temin eder ve dosyalar. Özlük dosyasının içerisinde yer alması gereken belgelerin eksiksiz ve doğru olması yasalarla korunan bir kuraldır. Günümüzde bir personel özlük dosyasında bulunması gereken evraklar şu şekildedir:
- Nüfus cüzdanı fotokopisi
- SGK işe giriş bildirgesi
- İş sözleşmesi
- 2 adet vesikalık fotoğraf
- Erkek çalışanlar için askerlik durum belgesi
- Adli sicil kaydı
- İş başvuru formu
- İkametgah belgesi
- Sağlık raporu
- Diploma fotokopisi
- Evli işçiler için evlilik cüzdanı fotokopisi
- Evli işçiler için eşinin ve varsa çocuklarının nüfus cüzdanı fotokopisi
Personel Özlük Dosyası nedir?
Personel özlük dosyası günümüzde büyük ya da küçük ölçekli çok sayıda şirket tarafından kullanılan bir sistemdir. Özlük dosyası, işçiye ait bilgileri içeren belgelerden oluşan bir dosyadır. Özlük dosyasında işçinin kimliği, ikametgah belgesi, sağlık raporu ve adli sicil kaydı gibi bilgiler yer alır.
İşveren, kanunlarla belirlenmiş özlük dosyası şartlarına uygun olarak personeline ait bilgileri dosyalamak zorundadır. İşverenin personel özlük dosyasına sadece işçisine ait bilgileri değil, yasal olarak bulundurmak zorunda olduğu birtakım belgeleri de koymalıdır.
Personel Özlük Dosyası Ne İşe Yarar?
Özlük dosyası kişilerin iş yerlerindeki pozisyonlarının belirlenmesinde önemli bir bilgi kaynağıdır. Özlük dosyası için kişilerin kara kutusu demek yerinde bir tabir olacaktır. Kişilerin özlük dosyalarında iş tecrübeleri, kişisel becerileri ve sahip olduğu sertifikalar hakkında detaylı bilgiler bulunur. İşe yeni başlayan bir kişiyle hiç görüşme yapmadan sadece özlük dosyasındaki bilgilere göre çalıştırabilecek pozisyonlar belirlenebilir.
Özlük Dosyası nasıl hazırlanır?
Personel özlük dosyası, her işçi için ayrı olarak düzenlenen ve çeşitli belgelerden oluşan önemli bir dosyadır. Dosyanın hazırlanması için öncelikle bir belge listesi oluşturulmalıdır ki bu listede tüm gereken belgeler sıralanır. İşçi işe başladığında, işveren bu listeyi sunar ve işçi de belgeleri eksiksiz ve zamanında işverene teslim eder. İşveren, gerekli belgeleri aldıktan sonra, dosyalamaya başlayabilir ve her şirket kendi tercihine göre farklı formatlar kullanabilir. Önemli olan belgelerin eksiksiz bir şekilde saklanmasıdır. Personel özlük dosyaları her bir personel için ayrı ayrı tutulduğundan, işverenler için kullanışlı takip şablonları kullanmak büyük kolaylık sağlar, özellikle de çok sayıda çalışanı olan işletmeler için.
Personel Özlük Dosyası hazırlanırken hangi hususlara dikkat edilmelidir?
Özlük dosyasına yazılan bilgilerin doğru yazılması son derece önemlidir. Burada yapılacak en küçük bir yanlış kişinin iş hayatında bir takım olumsuzlukların yaşanmasına neden olabilir. Her özlük dosyası için içindekiler bölümü oluşturularak dosya planına göre belgeler takılarak muhafaza edilmelidir. Özlük dosyalarında kişiye özel bilgiler olduğundan belirli kişilerin ulaşabileceği kilitli dolaplarda muhafaza edilmesi son derece önemlidir.
Özlük Dosyasındaki belge ve kayıtların hukuki dayanakları nelerdir?
4857 sayılı İş Kanunu'nun 75. maddesi, işverenlerin her bir işçi için ayrı bir işçi özlük dosyası tutma yükümlülüğünü düzenlemektedir. Bu dosya, iş ilişkisinin başlangıcı, devamı ve sona ermesine dair gerekli belge ve kayıtları içermektedir. İş Kanunu ve diğer ilgili mevzuatlarda belirtilen belge ve kayıtların bulunması gereklidir. İşverenler için bu dosyaları tutma zorunluluğu vardır, ancak süreksiz işlerde çalışan işçiler için bu gereklilik bulunmamaktadır. İş Kanunu'nun yürürlüğe girmesiyle birlikte, işçi özlük dosyası resmi bir dayanağa kavuşmuş ve işverenlerin belge ve kayıt tutma sorumluluğu genişletilmiştir. Dosyanın içeriğinin hem matbu hem de dijital ortamda muhafaza edilmesi önem arz etmektedir.
Personel özlük dosyası nereden temin edilir?
Personel özlük dosyasında farklı belgeler bulunması gerekir. Bu belgeleri işveren, işçisinden temin eder ve dosyalar.
Personel Özlük Dosyası bulundurmak zorunlu mudur?
Her işveren, küçük veya büyük ölçekli olsun, çalışanları için personel özlük dosyası bulundurmak zorundadır. Bu yükümlülük yasalarla korunmaktadır ve bu şartı yerine getirmeyen işverenlere idari para cezası uygulanabilir. Her bir çalışan için ayrı bir özlük dosyası tutulması gerekmektedir. 2021 yılında personel özlük dosyası bulundurmayan işverenler için 3.064 TL idari para cezası söz konusudur.
Personel özlük dosyası kaç bölümden oluşur?
Her memur için bir özlük dosyası tutulur. Özlük dosyasına, memurun mesleki bilgileri, mal bildirimleri; varsa inceleme, soruşturma, denetim raporları, disiplin cezaları ile ödül ve başarı belgesi verilmesine ilişkin bilgi ve belgeler konulur.
Personel Özlük Dosyasında olması gereken belgeler nelerdir?
Personel özlük dosyası, sadece işe girerken istenilen bir belge değildir. İşe girişin yanı sıra, personelin çalıştığı süre boyunca aldığı izinler, raporlar, resmi evraklar, ihtar veya disiplin cezaları da bu rapor içerisine eklenir. Yani, personel hakkındaki her yeni gelişme özlük dosyası içerisinde güncellenir. Tabii her şirketin işleyişi birbiri ile aynı olmasa da genel olarak benzer bir yol izlenir.
- İş sağlığı ve güvenliği eğitimi ve bu yöndeki yasal hak ve sorumlulukların anlatıldığını gösteren belgeler
- Çalışanlar ile ilgili tüm resmi yazışmalar
- İş kazası raporları
- Hastalık izni ve iş göremezlik raporları
- İmzalı bordrolar ve ödeme makbuzları
- Performans değerlendirme formları
- Ücretin kesilmesi ve neden belgesi
- Geçici transfer için çalışanın onay belgesi
- Yıllık ücretli izin, ücretsiz izin, ücretli izin belgeleri
- Annelik izni, istirahat ve iş göremezlik raporu
- Ücret artışı, terfi yazısı, transfer bildirimi vb. ilgili yazılar
- Tutanaklar, uyarılar veya diğer disiplin cezaları
İşten çıkarken özlük dosyasında bulunması gereken evraklar nelerdir?
- İşten çıkarken özlük dosyasında bulunması gereken evraklar:
- İstifa dilekçesi
- Çalışma belgesi
- Fesih bildirimi
- Haklı fesih durumu var ise bu durumu kanıtlayan belgeler
- İşçiye noter tasdikli olarak yapılan bildirimler
- SGK işten ayrılışı bildirgesi
- İhbarname ve ibraname
- Kıdem ve ihbar tazminatına ait bordrolar
Özlük Dosyasında özel durumlarda olması gereken belgeler nelerdir?
Özlük dosyasında yer alması gereken belgeler bazı özel durumlarda değişkenlik gösterebilir. Bu özel durumlar aşağıda belirtilmiştir:
- Kullanılan teşvik belgeleri
- Engellilik durumunda engelli raporu
- 18 yaşından küçük işçiler için ebeveyn onay belgesi
- Yabancı uyruklular için çalışma izni belgesi
- Eski hükümlü, terör mağduru veya engelliler için İŞKUR başvuru kayıt belgesi
Çalışma süresi içinde çalışanın özlük dosyasında bulunması gerekli dosyalar nelerdir?
Özlük dosyasında çalışanın işe girişte verdiği belgeler ile çalıştığı süre boyunca dosyaya eklenecek belgelerin güncel olması gerekmektedir. Çalışma süresinde çalışanın dosyasında olması gereken belgeler şu şekildedir:
- Yıllık izin, ücretsiz izin, mazeret izni vb. izin türleri
- Çalışan hakkında tutulan tutanak, olay tespit formları, çalışanın savunması ve verilen uyarılar
- Doğum izni ve emzirme izni dilekçeleri
- İmzalı bordrolar / ücret pusulaları
- İstirahat ve iş göremezlik raporları
- Eğer ücret kesme cezası varsa nedenini gösteren belgeler
- Maaş zammı, terfi ve nakil bildirimleri
- Performans değerlendirme formları
- İşçilerin iş sağlığı ve güvenliği konusunda mesleki riskler, alınması gerekli tedbirler, yasal hak ve sorumluluklar konusunda bilgilendirme belgeleri
- İş kazası tutanağı
- Geçici olarak bir başka iş yerine devredilecek çalışanın rızasını gösteren belge
- Doğum yapan kadının 6 aylık ücretsiz izin talep dilekçesi
- Çalışan hakkında yapılan tüm resmî yazışmalar
Özlük dosyası tutarken nelere dikkat edilmelidir?
- Özlük dosyaları hukuki danışmanınızın ya da mali müşavirinizin belirleyeceği tüm evrağı içermelidir,
- Evrak tüm çalışanlar için toplanmalı ve saklanmalıdır,
- Özlük evrağı, herhangi bir yetkili tarafından sorulduğunda ibraz edilebilecek şekilde muhafaza edilmelidir,
- Herhangi bir çalışanın evrağı başka bir çalışan tarafından görülmeyecek şekilde muhafaza edilmelidir,
- Bu sebeple özlük evrağı kilitli bir dolapta saklanmalıdır,
- Tüm belgeler evrak bütünlüğü içerisinde saklanmalıdır,
- Herhangi bir değişiklik olması durumunda evrak güncellenmelidir, bunun için tavsiye edilen yıllık olarak evrağın gözden geçirilmesidir.
Özlük dosyası her yıl yenilenir mi?
İşe devam eden personeller için de özlük dosyalarında her yıl revize yapılması gerekir; ek dosyaların eklenmesi ve bu işlemin çalışılan süre boyunca her yıl düzenli olarak yapılması gereklidir.
İşçi özlük dosyasını kim denetler?
Denetimler Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı'nın illerde bulunan temsilcilikleri ve müfettişleri tarafından yapılır.
Denetimde hangi belgeleri göstermek zorunludur?
Denetimler sırasında özlük dosyası içerisinde bulunması gereken her türlü belgeler ve kayıtlar yetkili memur ve ilgili mercilere gösterilmek zorundadır. Bu sebeple evrak eksiksiz ve herhangi bir denetimde erişilebilir olmalıdırlar.
Personel Özlük işlemlerinin kapsamına neler girer?
Personel özlük dosyası hazırlama işlemleri; bireyin işe giriş, çalışma ve ayrılma süreçlerinin tamamını kapsar. İşveren kurum, özlük dosyasını sadece iş başlangıcı için düzenlemez. Personelin, kurumda çalışmaya devam ettiği süre boyunca bu dosyanın sürekli olarak takip edilmesi gerekir. Dosyada yer alan bilgilerin ve belgelerin gerektiği durumlarda güncellenmesi son derece önemlidir.
Personel özlük dosyasını görebilir mi?
Resmî Gazete’de yayınlanan 27906 Sayılı Kamu Personeli Genel Tebliği’nde yer alan“Özlük dosyalarının tutulması ve muhafazasında özel hayatın gizliliği ilkesine riayet edilir. Özlük dosyası içeriği hakkında soruşturma ve kovuşturmaya yetkili merciler dışındakilere açıklama yapılamaz, bilgi verilemez. Ayrıca kişinin rızası olmaksızın özlük dosyasındaki bilgiler ve kayıtlar esas alınarak kişi hakkında yayında bulunulamaz. “ifadeleri nedeniyle de, özlük dosyalarındaki gizliliğe dikkat edilmesi önem arz etmektedir.
Personel özlük belgelerini matbu olarak saklamak zorunda mıdır?
Özlük dosyası herhangi bir denetim durumunda matbu olarak ibraz edilmelidir. Bu sebeple bu dosyanın bir kopyası mümkünse ıslak imzalı evrak ile beraber gerçek ortamda tutulmalıdır.
Personel özlük işleri ne iş yapar?
Bu kişi, çalışanların maaşlarını, çalışma sürelerini, izinlerini ve diğer özlük işlemlerini yönetir. Ayrıca, çalışanların haklarını ve yükümlülüklerini korumak için gerekli olan tüm yasal prosedürleri de yürütür.
SIK SORULAN SORULAR:
İnsan kaynakları özlük işleri ne yapar?
Personel Özlük İşleri Uzmanı Ne Demek? Personel özlük işleri uzmanı, personelin işe alım ve işten çıkış işlemlerini yürütmek, özlük dosyaları ile bordrolarını hazırlamak ve departmanın idari işler süreçlerini yürütmekle sorumludur.
Özlük Dosyası tutmamanın cezası ne kadar?
2024 Yılı İşçi Özlük Dosyasını düzenlememenin cezası 14.740 Türk Lirası’dır. İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenlemek zorunda. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.
Özlük ekibi nedir?
Personel özlük işleri uzmanı, personelin işe alım ve işten çıkış işlemlerini yürütmek, özlük dosyaları ile bordrolarını hazırlamak ve departmanın idari işler süreçlerini yürütmekle sorumludur.
