Herkesin bildiği gibi, takvim, günleri belirlemek için en iyi araçtır. Takvim, toplantıları ve randevuları takip etmenize veya gerçekleşmiş olanları kaydetmenize yardımcı olur. Ayrıca takvimler, tatil veya sosyal etkinlik gibi özel günleri bize hatırlatmak için de kullanılabilir. Hatta bazı insanlar bütçe yapmak, bahçe çimlerine tohum ekmek veya günlük rutini sürdürmek için dahi takvimleri kullanıyorlar. Ancak, takviminizle de kendinizi özgürleştirebileceğinizi biliyor muydunuz? Bu özgürlüğe sahip olduktan sonra daha mutlu, daha sağlıklı ve daha üretken olacaksınız. Neden mi? Çünkü bu, kişisel bakımı teşvik eder, zamanın “kısalmasını” durdurur ve molaları teşvik eder. Yapacak milyonlarca şey olsa da hepimizin ara sıra mola vermesi gerekir. Ama daha da önemlisi, kısıtlamalardan kurtulmak, istediğiniz hayatı herhangi bir sınırlama olmaksızın yaşamanıza izin verir. Herkesin kendine göre bir özgürlük tanımı olsa da, yazar Natalie Sisson bu durumu şöyle açıklıyor: “Özgürlük, seçme şansına sahip olma olasılığıdır ve amaç, seçim yapmanıza yardımcı olur. Özgürlük, etrafınızdaki alandır, amacınız, o boşlukta nereye gitmeniz gerektiğini gösteren pusulanızdır.” Peki bu özgürlüğe gerçekte nasıl ulaşabilirsiniz? Sission’ın önerisi şu şekilde;
  • Özgürlüğün sizin için ne anlama geldiğini tanımlayın. Kendinize şu soruyu sorun: “Beni özgür hissettiren nedir?” Bir sonraki adımınız cevaplarınızı yazmak, bunları arkadaşlarınızla tartışmak ve sizin için önemli olan kişilerle sohbet etmektir. •    Özgürlüğün sizin için neden önemli olduğunu anlayın. İhtiyaçlarınızı ve hayatta bu “özgürleştirici” şeyleri neden arzuladığınızı ne kadar iyi anlarsanız, onlara ulaşmak o kadar kolay olacaktır.
  • Bir eylem planının haritasını çıkarın. İlk olarak, ideal yaşam tarzınızı ve onu nasıl yaşamak istediğinizi açıkça tanımlamanız gerekir. Ayrıca bunlar için bir takvime ihtiyacınız olduğunu da ekleyelim. 1. Mola verin Yazar Leo Babauta, “Zamanınızı boşaltmak, hayatınıza iyi bir göz atmak için olmazsa olmazınızdır” diye yazıyor. Bunu için en az bir saat ayırın. Daha da iyisi, birkaç saat veya yarım gün. “Pek çok insan için pratik olmasa da bir hafta sonu daha da ideal olurdu” diye ekliyor. Bu zaman bloğu, hayatınıza dair bir bakış açısı kazanmanızı sağlar. Bunu başarmak için; •    Her zaman istediğin şey bu muydu? •    Her zaman olmak istediğin yere nasıl giderdin? •    Ne yapmaktan hoşlanırsın, bunu yapacak vaktin mi yok? •    Gününüzü dolduran şeyler neler? •    Daha fazla zaman kazanmak için bırakabileceğiniz veya küçültebileceğiniz şeyler var mı? Kısacası, düşünmek ve planlamak için bir zaman planlamanız gerekir. Bunu ne zaman isterseniz, sabah ilk iş olarak veya günün sonunda yapabilirsiniz. Anahtar, gerçekten takip etmek ve yansıtmak için özel bir zaman bloğuna sahip olmaktır. 2. En önemli çalışmanızı kronotipinizle hizalayın Davranış bilimi danışmanlığı Inventium’un kurucusu Amantha Imber, “Kronotipiniz, ‘vücut saatiniz’ demenin süslü bir yoludur,” diye belirtiyor. Bu, hepimizin takip ettiği doğal uyku-uyanıklık döngüsüdür. “Herkesin kendine özgü bir kronotipi vardır ve bu, günlerimiz boyunca hissettiğimiz enerjinin iniş çıkışlarını etkiler.” Imber, “ İnsanların yaklaşık %10'u, sabahları kendilerini en enerjik hisseden basmakalıp tarla kuşlarıdır” diyor. Yelpazenin diğer ucunda, baykuş olan nüfusun %20'si veya işlerini en iyi geceleri yapan insanlar var. Birçoğumuz arada bir yere düşüyoruz, öğleden önce zirveye ulaşıyoruz, öğle yemeğinden sonra bir enerji düşüşü yaşıyoruz ve öğleden sonra ikinci bir rüzgar alıyoruz.
“Mükemmel Zamanlamanın Bilimsel Sırları” kitabının yazarı Dan Pink’e göre, kronotipinize dikkat ederek ve görevlerinizi enerji zirvelerinize göre planlayarak daha fazlasını yapabilirsiniz. Pink, “Yazmayı planladığım günlerde bunu sabahları, en uyanık olduğum zamanlarda yapıyorum” diyor. “Kendime bir kelime sayısı belirledim ve onu yakalayana kadar farklı hiçbir şey yapmayacağım.” Ayrıca telefonunu ofise getirmediğini veya e-postasına bakmadığını söylüyor. “Hedefime ulaştığımda, başka şeyler yapmakta özgürüm.” Pink, sabahları dikkat dağıtıcı şeylerden kaçınarak ve zamanını odaklanmış işine ayırarak uyandığında enerjisini tam olarak kullandığını da dile getiriyor. Öğleden sonra enerjisi düştüğünde, yönetilebilir görevlere bağlı kalma eğilimindedir. Örneğin, e-postaları yanıtlamak veya dosyalamak. Öncelikle, en üretken olduğunuzda önceliklerinizi belirleyin. Ardından, bu görevleri daha hızlı tamamlayarak kendinize daha fazla kullanılabilirlik sağlayabilirsiniz. 3. Zaman bloklarını programlayın Zamanın bloke edilmesinden yukarıda birkaç kez bahsetmiştim. Ama bu tam olarak nedir? Zaman engelleme, yalnızca belirli bir görev için belirli bir süre ayırdığınız bir zaman yönetimi tekniğidir. Örneğin, her e-posta veya sosyal bildirim aldığınızda telefonunuzu kontrol etmek yerine, bunu açıkça tanımlanmış zamanlarda yaparsınız. Gününüzün tamamını veya bir kısmını dilediğiniz gibi bloke edebilirsiniz. Elon Musk gibi bazı insanlar tüm günlerini bloke eder. Şahsen, bunu çok kısıtlayıcı buluyorum yine de öncelikleriniz için zaman blokları oluşturmak çok fazla zarar vermez. Takviminize biraz zaman ayırdığınızda, diğer daha az önemli görevlerin önünüze çıkmasını engellersiniz. Dahası, zaman blokları bizi kapsamlı yapılacaklar listelerinin prangalarından kurtarır. Ayrıca, günlük sorumluluklarınızın bir zaman sınırı olduğundan, mükemmeliyetçilik veya ertelemeye kapılmazsınız . Üstelik zaman ayırarak istekleri daha kolay reddedebileceksiniz. Belirli bir dönemde başardığınız ve başaramadığınız şeylerin bir kaydını sağladığından, önceliklerinizi yansıtmak için de kullanabilirsiniz. Takviminizi yalın tutun ve daha fazlasını yapın Ancak takviminizi gereğinden fazla doldurmak zararlı olabilir. Boş zamanınız olduğunda, acil durumlara katılabilir veya erteliyorsanız programınızı ayarlayabilirsiniz. Ayrıca, toplantılar arasında ara belleğe sahip olmak, geç kalmanızı engeller. Bunun yanında dinlenmek, yeniden şarj olmak ve canınız ne isterse onu yapmak için bu boş zaman bloklarına ihtiyacınız var. Takviminizi ara sıra düzenlemek için bir zaman bloğu planlayın. Örnek olarak, yinelenen tüm taahhütlerinizi sorgulayarak takviminizi düzene sokabilirsiniz. 4. Reddet, devret veya dış kaynak kullan Başarılı biriyseniz, çok fazla şey üstlenmeniz için iyi bir şans vardır. Ancak Greg McKeown, “Essentialism” adlı kitabında, her şeyi yapamayacağımızı yazıyor. “Asıl soru, hepsini nasıl yapabileceğimiz değil; ne yapıp ne yapmayacağımıza karar verecek olmamızdır. Unutmayın, başkası bizim yerimize seçim yapacak ve biz seçme hakkımızı kaybedeceğiz. Bu yüzden ya kasıtlı olarak ne yapmamayı seçebiliriz ya da gitmek istemediğimiz yönlere doğru çekilmemize izin verebiliriz.” Doğrudan bir şey yapıp yapamayacağınız sorulduğunda bile, atanmamış görevler için gönüllü olmak her zaman sizin işiniz değildir. Diğer çalışmalarınızdan ve son teslim tarihlerinden bahsedebilirsiniz bunun için kendinizi mazur görmenize de gerek yok. “Hayır, sana bu konuda yardımcı olamam” diyebilirsin. Görevi reddedemezseniz, yardım istemekten veya ekibinizde daha yetenekli başka birini görevlendirmekten korkmamalısınız. Mesleki ve kişisel yaşamınızda görevleri dış kaynaktan alın Dış kaynak kullanımı, özel hayatınızla her şeyden daha fazla ilgili olabilir. Genel olarak, insanlar işleri dışarıdan temin etmezler veya yardım almazlar, çünkü kendileri yaparak paradan tasarruf ederler. Ancak, zamanınız para biriktirmekten daha değerlidir. 5. Yapabileceklerinizi otomatikleştirin Konuşmacı Janice Holly Booth, “Yinelenen yükümlülükleri otomatik pilota almak için yapabileceğiniz her şey, zaman kazanmanıza yardımcı olacaktır” diyor. “Harcamaları takip eden yazılımlar, size hareket etme zamanının geldiğini hatırlatan uygulamalar gibi yazılımlar, bunları düşünme gereksinimini ortadan kaldırıp, daha fazla ‘zamanınıza’ odaklanmanıza yardımcı olacaktır.” Genel olarak, bir şeyler hakkında düşünmeniz gerekmediğinde, sizin için gerçekten önemli olan şeyleri başarmak için daha fazla zamanınız olur. Otomasyon, yalnızca tekrar eden yükümlülüklerin otomatik pilota alınması anlamına gelmez. Pek çok uzman, mümkün olduğu kadar çok yinelenen görevi otomatikleştirmenizi söyleyecektir. Mali durumunuzu (ödemeler, mevduatlar, transferler) otomatikleştirmek veya alarmlarınızı önceden ayarlamak, otomatikleştirmenin size zaman ve genellikle para kazandıracağı örneklerden yalnızca birkaçıdır. 6. Akış süresi tekniğini düşünün Bu yöntemle verimlilik alışkanlıklarını ölçebilir ve zamanlı bir sistem kullanarak odaklanabilirsiniz. Sonuç, tamamlanana kadar tek bir göreve odaklanmaya devam ettiğiniz, odaklanmış çalışma lehine çoklu görevden vazgeçilmesidir. Yöntem, belirli miktarlarda çalışmayı ve ardından bir molayı içeren Pomodoro Yöntemine bir alternatif olarak kullanılır. Birçok kişi Pomodoro Tekniği’ni oldukça etkili bulsa da, zaman aralığı daraltıcı olabilir. Flowtime Tekniği sizi bu son tarihlere uymaya mecbur etmez. Böylece, bir zamanlayıcı tarafından çekilmeden odaklanmaya devam edebileceksiniz. 7. Bazen akışa uymanız gerekir Zamanınızın her dakikasını planlamanız tavsiye edilmez. Üstelik araştırmalar, boş zamanlarını planlamayanların gerçekten de daha mutlu olduğunu gösteriyor. Ohio State Üniversitesi’nde pazarlama doçenti ve “Activity Versus Outcome Maximization” adlı çalışmanın yazarı Selin A. Malkocan, “Planlandığında, boş zaman görevleri daha az serbest akışlı ve daha zorlayıcı geliyor, bu da onları zaman yönetimi faydalarından mahrum bırakıyor” diye belirtmiş. Ek olarak, akışa ayak uydurmak bizi daha esnek yapabilir. Örneğin, planlarınız ters gittiğinde soğukkanlılığınızı kaybetmezsiniz. Bunun yerine, uyum sağlar ve devam edersiniz. Ve bu yaklaşımı benimsemek bizi anın tadını çıkarmaya teşvik eder. Bununla birlikte, hayatınızda doğru dengeyi sağlamak için çaba sarf etmek isteyeceksiniz. Bu, her şeyden önce önceliklerinizi takviminize eklemek anlamına gelir. Ancak, bu hafta sonu bir planınız olmadığını varsayalım, kısacası spontane olmakta zaman zaman iyidir!