Bazılarınızın itirazı mutlaka olacaktır ama zamanınızı yönetmenin bir takvimden daha iyi bir yolu yoktur. Sonuçta, bir programa sahip olmak ve onu takip etmek daha üretken olmanıza yardımcı olabilir.
Bir takvim, zaman yönetimi becerilerinizi geliştirmenize yardımcı olmak için ne yapabilir? Bu makalede, bir takvimin sorumluluklarınız arasında bir denge kurmanın yanı sıra zamanınızı verimli bir şekilde yönetmenize nasıl yardımcı olabileceğini göreceğiz.

Zaman yönetimi nedir?

Adından da anlaşılacağı gibi, zaman yönetimi tamamen zamanınızı yönetmekle ilgilidir.
Ancak bu, bunun kolay bir durum olduğu anlamına gelmez. Sonuçta, hepimiz bir günde aynı 24 saate sahibiz. Uzmanlara göre bu saatlerin altı ile dokuzu uyuyarak geçirilmelidir. Yemeklerin hazırlanması ve yenilmesi birkaç saat sürer. Ayrıca işe gidip gelme ve diğer küçük zorlukları da hesaba katmalısınız. Bunlar arasında, tam iş gününüzden bahsetmiyoruz bile.
Sonuç olarak, sosyalleşmek, ailenizle vakit geçirmek veya kendinize bakmak için fazla zamanınız kalmıyor.
Bu kadar çok şey yapmak için bu kadar az zaman varken, insan bununla nasıl başa çıkabilir? Zaman yönetimi tam olarak bununla ilgili, akıl sağlığınızı korurken önceliklerinizin zirvesinde kalmak.

Zaman yönetimi neden önemlidir?

İsteseniz de istemeseniz de zaman yönetimini atlamak imkansızdır. Sonuçta, toplumun bir üyesi olarak hepimizin belirli sorumlulukları ve yükümlülükleri var. Hayatta kalabilmek için bu sorumlulukları yerine getirmek gerekir.
Aynı zamanda bir eğlence kaynağı bularak zihninizi de canlı tutmalısınız. Kendinizi tamamen izole etmek, zihinsel sağlığınızın yanı sıra para kazanma yeteneğinizi de olumsuz yönde etkileyecektir.
Bu durum en hafif tabirle döngüseldir.
Bu nedenle zaman yönetimi çok önemlidir. Başarılı olmak için, zaman kısıtlamalarıyla başa çıkmayı öğrenmelisiniz.
Zaman yönetimi eksikliği sadece strese yol açacaktır. Sonuç olarak, her şey zihinsel, duygusal ve fiziksel olarak yokuş aşağı gidecektir. Bu nedenle, zamanınızı verimli bir şekilde nasıl yöneteceğinizi bilmelisiniz.
Buna başlamak için ilk yer, güvenilir takviminizdir.

Zaman yönetimi becerilerinizi geliştirmek için takvim nasıl kullanılır?

1. Doğru takvimi seçin

Calendar’ın kurucu ortağı ve CEO’su John Rampton, “Takviminizi oluşturmanıza, düzenlemenize ve yönetmenize yardımcı olabilecek araçlarda eksiklik yok” diyor. “İster toplantı rezervasyonu yapmak, ister etkinlik hatırlatıcıları almak veya yapılacaklar listelerinizi yönetilebilir tutmak olsun, hayatınızı düzene sokmak için bu araçlara ihtiyacınız olacak.”
Soru şu ki, bu kadar çok seçenek arasından en iyi takvim aracını nasıl seçersiniz? Aşağıdaki faktörleri bir başlangıç noktası olarak değerlendirin.
Kullanım kolaylığı. John, “Bir takvim aracı ararken göz önünde bulundurmanız gereken ilk faktör, kullanım kolaylığıdır” diye ekliyor. İdeal olarak bu, “takviminizi hızlı bir şekilde oluşturabilmeniz, etkinlikler ekleyebilmeniz ve kafanız karışmadan veya yardım istemeden başkalarıyla paylaşabilmeniz” gerektiği anlamına gelir.
Esneklik. Özel ihtiyaçlarınızı karşılamak için takvim aracınızın da esnek olması gerekir.
Ölçeklenebilir. İşinizle birlikte büyüyen bir araç isteyeceksiniz. Aracın kaç kişi veya kaç konum ekleyebileceğini sınırlamadığından emin olun.
Entegrasyon. Google, Outlook, Office 365 veya iCloud gibi popüler takvim araçlarıyla senkronizasyon çok önemlidir.
Özelleştirilebilir. Belirli özellikler mutlaka özelleştirilebilir olmalıdır.
Bulut tabanlı. Takviminize, programınıza veya yapılacaklar listelerinize herhangi bir akıllı telefon veya tabletten erişilebilmelidir.

2. Dikkatinizin dağılmasını önlemek için hedeflerinizi belirleyin

Dikkat dağıtıcı şeyler kişiden kişiye değişir. Bu nedenle neyin dikkat dağıtıcı olduğunu tanımlamak zordur. Bunun yerine, hedefleriniz ve dikkat dağıtıcı şeyler arasındaki farkı belirleyin.
Belki kendi işinizi kurmak, bir projeyi hızlıca bitirmek veya yeni bir iş bulmak istiyorsunuz. Dikkatinizi bu temel hedeften uzaklaştıran herhangi bir şey, dikkat dağıtıcı olarak kabul edilir. Çalışma süresi, hedeflerinize bağlı olarak farklı şekillerde harcanır, bu nedenle onu nasıl harcadığınızı değerlendirdiğinizde dikkat dağıtıcı unsurlar ortaya çıkar.
Başka bir örnek ağ oluşturmadır. Değerli kişileri arayarak ağ oluşturma etkinliklerinde gezinerek saatler harcamayın. Bunun yerine, bağlantı kurmak istediğiniz kişileri bulmak için LinkedIn veya Twitter’ı kullanın. İdeal bir dünyada bunlar, benzer konularda çalışmış ve hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olabilecek kişiler olacaktır.
Örnek olarak, yüz yüze bir toplantı veya görüntülü sohbet ayarlama konusunda endişelenmenize gerek kalmaması için 20 dakikalık bir telefon görüşmesi önerin. Sonuç olarak, daha değerli konuşmalar yapabilecek ve zamandan tasarruf edebileceksiniz.
Hedeflerinizi belirledikten sonra takviminize ekleyebilirsiniz. Bu, yalnızca onlara odaklı kalmanıza yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda ilerlemenizi izlemenize de olanak tanır.

3. Görevlerinize öncelik verin

Öncelikleriniz, tanımlanmış hedeflerle bile düşündüğünüz kadar ilgi görmeyebilir. Neyse ki, öğrenmek için bir öz-denetim yapabilirsiniz.
En az bir hafta boyunca işte yaptığınız şeylerin ve her biri için harcadığınız zamanın kaydını tutmak iyi bir fikirdir. Yazılım, izlemeyi otomatikleştirmek için de kullanılabilir. Hedeflerinize ulaşmak için, sizi onlara ulaşmaktan alıkoyan belirli dikkat dağıtıcı şeyleri belirlemelisiniz.
Ardından, düşük öncelikli bir göreve çok fazla zaman ayırmaktan veya yüksek önceliği ihmal etmekten kaçınmak için faaliyetlerinize öncelik verebilirsiniz. Görevlerinize öncelik vererek, onları doğru ve verimli bir şekilde tamamlayabilirsiniz. Görevin ne kadar zor olduğunu ve onu ne kadar çabuk başarmak istediğinizi hesaba katın.
Ayrıca yüksek, orta ve düşük öncelikli sıralamalara farklı renkler atayarak sorumluluklarınızın önemini görselleştirebilirsiniz. Takviminiz gözden geçirilerek, sorumluluklarınız programınıza göre önceliklendirilebilir.

4. O kurbağayı ye

“Mark Twain bir keresinde, her sabah yaptığınız ilk şey canlı bir kurbağa yemekse, gün boyunca başınıza gelebilecek en kötü şeylerin muhtemelen bu olduğunu bilmenin verdiği tatminle günü geçirebileceğinizi söylemişti.” diye yazıyor Brian Tracy.
“Kurbağanızı” nasıl tanımlarsınız? Bu, “en büyük, en önemli göreviniz, eğer bu konuda bir şey yapmazsanız muhtemelen erteleyeceğiniz görevdir.”
Tracy, “o kurbağayı yemek” için şu önerileri sunuyor:
Tamamlamanız gereken iki önemli göreviniz olduğunda, en büyük, en zor ve en önemli olanla başlamalısınız.
Sabahları odaklanmış ve enerjik olma olasılığınız daha yüksektir, bu nedenle ana görevlerinizi o zaman tamamlayın.
Hemen harekete geçin ve “bu görevler tamamlanana kadar istikrarlı ve kararlı bir şekilde çalışmak için” kendinizi disipline edin.
Daha da önemli görevleri üstlenin ve tamamlayın. “Olumlu bir bağımlılık” gelişimine yol açan endorfinleri serbest bırakır.
Bu tekniği mükemmelleştirene kadar pratik yapmaya devam edin.

5. Zamanınızı planlayın

Takviminize göz atın. Sana nasıl görünüyor? Girişlerinizi sırayla mı düzenlediniz yoksa haftaya veya aya dağılmış mı?
Olayları ve görevleri kaydetmek önemli bir şeydir. Onlara zaman ayırmak da önemlidir. Programınızı yönetmek, zaman ve para gibi kaynakları tahsis etmek için görevi tamamlamanın ne kadar süreceğini tahmin etmelisiniz.
Güzel haber, bunun için çeşitli yöntemler mevcuttur:

Zaman engelleme. Bu yöntem, basitçe gününüzü farklı etkinliklere bölmeyi ve her biri için zaman blokları atamayı içerir. Renkleri, çizgileri veya sevdiğiniz herhangi bir şeyi kullanın, istediğiniz şekilde yapabilirsiniz.
Pomodoro tekniği. Bu teknik Francesco Cirillo tarafından geliştirildi, etkinliği ve üretkenliği anında artırması nedeniyle seviliyor. Tamamlamak için bir görev seçin, 25 dakikalık bir zamanlayıcı ayarlayın, kısa bir ara verin ve dört Pomodoro seansı tamamlandıktan sonra, daha uzun bir ara verin.
Pareto ilkesi. Bu, sonuçların %80'inin nedenlerin %20'sinden kaynaklandığını belirten 80/20 kuralı olarak da bilinir. Bu nedenle, iş girdinizin %20'si, sonuçlarınızın %80'iyle sonuçlanacaktır. Kurbağayı yemek bu durumda size yardımcı olacaktır. İstenen sonuçları elde etmek için en önemli görevlere odaklanmanız ve tamamlanana kadar onlar üzerinde çalışmanız gerekir.
Bu tekniklerin faydaları arasında odaklanmayı sürdürmek, birden fazla etkinlik arasında geçiş yapmak zorunda kalmamak ve dikkat dağıtıcı şeylerden kaçınmak yer alır.

6. Ön planlamayı alışkanlık haline getirin

Zaman yönetimi, temel ancak genellikle gözden kaçan bir taktik olan programınızı planlamakla başlar. İster bir Pazar akşamı önümüzdeki haftayı planlayın, ister günün sonunda bir sonraki günün etkinliklerini planlayın, yoğun bir programı yönetmek için garantili bir yöntemdir.
Sadece zamanı nasıl ayırdığınızı yöneterek kontrol altına alabilirsiniz. Örneğin, gelen kutunuzu kontrol altında tutabilmeniz için e-posta göndermek için zaman planlamak mümkündür. Ek olarak, önceden planlanmış toplantılar veya telefon görüşmeleri yapmak, bir sonraki gün veya hafta için önemli görevlerde işlerin ne durumda olduğu ve ek sorumluluklar için ne kadar boş zaman kaldığı konusunda fikir verir.

7. Son tarihler belirleyin

Görevleriniz için gerçekçi bir son tarih belirleyin ve buna bağlı kalın. Son tarihi yapışkan bir nota yazmak ve belirledikten sonra çalışma alanınızın yakınında tutmak yararlı olabilir. Veya bunun için takvim hatırlatıcıları ayarlayabilirsiniz. Her iki durumda da, görsel bir ipucu ile görevinize odaklanmaya devam edebileceksiniz.
Görevi engelleyebilecek tüm görevleri zamanından önce tamamlayabilmeniz için son teslim tarihinizi planlamanız yararlı olacaktır. Son teslim tarihini karşılamak için kendinizi zorlamaktan korkmayın. Ve çabalarınız için kendinizi ödüllendirmeyi de unutmayın.

8. Biraz yer açın

Takviminizde çok fazla giriş olmamalıdır. Biraz boşluk bırakmak önemlidir.
Neden? Her şeyden önce, bu “boş” zaman, acil bir görev veya bir müşteriyle yapılacak bir telefon görüşmesi için gerekli olabilir. İkincisi, kendinizi daha yaratıcı bir şekilde ifade edebileceksiniz.
Zaman yönetimi uzmanı Laura Vanderkam, blogunda beyaz alanın olumlu bir tarafı olabileceğini yazıyor: “Kağıt takvimdeki sınırlı alan aynı zamanda bir günün fazla dolu olduğunu görsel olarak tetikliyor. Kenar boşluklarına aramaları ve randevuları karaladığımda, bu, işleri daha uzağa planlamaya başlamam gerektiğinin bir işareti. Alternatif olarak, bir günde hiçbir şey görmezsem kesinlikle bozulmamış, açık bir beyaz alan günü genellikle onu bu şekilde tutmaya çalışırım. Tamamen açık günleri seviyorum. Belki harika bir şey ortaya çıkar, yoksa ne istersem onu yaparım!”

Ayrıca, zaman zaman takviminizi düzenlemenizi de tavsiye ederim. Takviminiz çok doluysa, önceliklerinize odaklanmanızı imkansız hale getirir. Daha da kötüsü, bu gereksiz bir strese yol açar.
Takviminizi düzenlemenize yardımcı olacak bazı stratejiler, yinelenen tüm etkinlikleri sorgulamak, eski görevleri silmek ve zaman dilimlerini doğrulamak olabilir.

9. Tek bir takvime bağlı kalın

İşte size hem zamandan hem de enerjiden tasarruf ettirecek basit bir ipucu. Bir iş ve kişisel takviminiz varsa , bunları ayrı tutmak isteyebilirsiniz. Tam olarak sorun burada. Bu durum sürekli olarak iki takvim arasında geçiş yapmak zorunda kalacağınız için çok fazla kafa karışıklığına ve takvim çakışmalarına neden olabilir.
Ayrıca, yapılacaklar listesini bir takvime yazmak iyi bir fikir olmayabilir. Kendi not defterlerine sahip olmak veya özel bir uygulama kullanmak daha iyi bir seçenektir. Bu, özellikle iş akışınız planlayıcınıza yazmaya değmeyecek küçük görevlerle doluysa geçerlidir.

10. Programınızı analiz edin

Fazla boş vaktiniz olmadığını fark ederseniz, programınızı analiz etmeyi düşünebilirsiniz. Her adımı yeniden gözden geçirin ve her görevin gerekli olup olmadığını ve her birine ayrılan sürenin uygun olup olmadığını belirleyin.
Başkalarına görevler atayarak veya çalışmanızı teknolojiyle otomatikleştirerek, belirli sorumluluklara daha verimli bir şekilde yaklaşabilirsiniz. En büyük önceliklerinizi belirlemek ve zamanınızı en iyi şekilde değerlendirmek için geçmiş takvimlere bakmak faydalı olacaktır.